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SharePoint 2013 Grundkurs

Arbeiten im Team – Besprechungen und Gruppenkalender

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SharePoint bietet mit Hilfe des Gruppenkalenders eine ideale Übersicht, Termine können einfach vergeben und eingesehen werden. Die Outlook-Synchronisation bietet zusätzlich eine Schnittstelle für die individuelle Terminplanung und Eigenorganisation.

Transkript

In unserem Team finden in den nächsten Tagen einige Planungen statt. Es müssen Abstimmungen durchgeführt werden. Klassische Meetings müssen einberaumt werden. Wie lösen wir das hier in unserem Teamraum? In diesem Video möchten wir Ihnen zeigen, welche Möglichkeiten Sie haben, Besprechungen zu organisieren, mit Kalendern zu arbeiten, mit einer bestimmten Gruppenansicht zu arbeiten; wie Sie das Besprechungsfeature in Lync mit einberaumen, und wie OneNote parallel mit eingesetzt wird. Als Erstes ist der Kalender vorzubereiten. Wie bekommen wir den Kalender? Wir klicken auf Websiteinhalte, fügen eine App hinzu. Damit wir hier nicht lange suchen müssen, geben wir einfach ein paar Buchstaben ein Richtung Kalender. Und er zeigt uns auch hier dementsprechend schon den Kalender an. Klicke ich auf Kalender, kann ich diesen anlegen und über die erweiterten Optionen habe ich dann die Möglichkeit, auch Gruppenkalenderoptionen anzuklicken, und somit den Zeitplan der Mitglieder in diesem Kalender freizugeben. Wenn ich den Namen vergeben habe, diese Option gewählt habe und auf Erstellen klicke, dann bekomme ich den Kalender angezeigt. Wir haben auf unserer Seite bereits einen solchen Kalender vorbereitet. Und ich wechsle in den Kalender. Und Sie sehen, im Moment sehe ich nur meinen Namen. Ich habe hier bereits eingeladen. Ich möchte jetzt aber gerne zu einem weiteren Meeting einladen und möchte gerne sehen, wer hat denn überhaupt wann Zeit. Was tue ich? Als Erstes klicke ich auf die Registerkarte Kalender, gehe hier links in der Ecke auf die Option Personen. Und kann jetzt entweder einzelne Personen hinzufügen oder aber ich sage, ich möchte gerne eine Gruppe anzeigen lassen. Da ich weiß, dass die Frau Schäfer wie auch die Frau Unverhau, wo ich gerne sehen möchte, haben die überhaupt Zeit, in dieser Gruppe sind, klicke ich hier drauf und ich bekomme automatisch diese Personen angezeigt; und damit auch, wo ist Luft oder wo haben die beiden Termine. Am Freitag, sehe ich, oh, hier wäre Zeit. Also: Mit einem einfachen Doppelklick auf den Tag klicken. Ich bekomme wie bisher gewohnt auch das neue Element angezeigt und sage "Eventbesprechung", Ort: "Studio 1". Wir starten um 9. Dann sind wir um 10 Uhr fertig. Teilnehmer sind Besitzer von. Damit geht automatisch dann auch die Einladung raus. Ich möchte gern sehen, was ist frei, was ist gebucht. Und hier kann ich noch eine kurze Beschreibung mit angeben, kann die Kategorie Besprechung wählen. Und möchte das nicht als ganztägiges Ereignis und auch nicht als Serie machen. Speichere das Ganze und automatisch wird hier bei den beiden dementsprechend die Information dann eingetragen. Und der Kalender ist dementsprechend gefüllt. Möchten die beiden oder möchte ich, diesen Kalender gerne in Outlook angezeigt haben, also in meinem Outlook selber, wo ich sage, da liegen meine federführenden Informationen, da kommen meine Mails rein, da möchte ich auch ganz gerne über den Kalender schauen; ist das kein Thema. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, diesen Kalender; ich gehe jetzt hier mal auf die Monatsansicht, dann sehe ich meine Termine nur; kann ich sagen, diesen Kalender möchte ich gerne mit Outlook verbinden. Ich bekomme die Abfrage, sage Zulassen. Und dann wird automatisch dieser Kalender dementsprechend in meinem Outlook angezeigt. Meine Informationen in meinem Outlook. Ich werde gefragt, "Soll dieser SharePoint (Kalender) mit Outlook verbunden werden?" Da sage ich Ja. Das möchte ich gerne. Ich hole das gerade mal hier rein. Und dann sehen wir, in Outlook, also in meinem Client Outlook sehe ich jetzt hier meinen Kalender. Und ich bekomme hier andere Kalender angezeigt. Kann hier dementsprechend sagen, das ist von meiner SharePoint-Seite aus dem Team Eventorganisation mein Kalender und den möchte ich mir hier gerne auch parallel anzeigen lassen. Würde sich jetzt hier etwas an dem Termin verändern, und wir haben gerade telefoniert und gesagt, wir fangen erst um 9:30 Uhr an, ich bin gerade in meinem Outlook in der Bearbeitung; muss ich nicht in den SharePoint-Kalender an sich wechseln, sondern ich kann über Outlook auf diesen Kalender zugreifen. Speichere & schließe. Und wenn ich das Ganze jetzt aktualisiere, werden Sie feststellen, der Termin, den wir am Freitag für 9:00 Uhr einberaumt haben, findet jetzt am Freitag um 9:30 Uhr statt. Also die Synchronisierung hat funktioniert. Was haben wir in diesem Video gelernt? Wir haben als Erstes uns angesehen, wie können wir uns einen Kalender mit einer Gruppenansicht anzeigen lassen, in der ich auch sehe, ob die Kollegen Zeit haben. Wir haben dann dementsprechend uns die jeweiligen Personen anzeigen lassen. Wir können hier über die Personensuche gehen. Frau Schäfer möchte ich gerne sehen. Bekomme dann die Termin von Frau Schäfer angezeigt. So kann ich einzelne Personen; oder ich kann eine gesamte Gruppe dann hier auch dementsprechend anzeigen lassen. Das heißt, wir sind so weit vorbereitet, der Überblick ist da, wer hat wann Zeit, die Einladung ist raus. Als Nächstes kann die Besprechung stattfinden.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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