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Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Anwendernutzung Vertragsverwaltung

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Der Anwender erhält eine Demonstration zu den wichtigsten Funktionalitäten. So werden Verträge angelegt, Dokumentenversionen verglichen, Wiedervorlagen erstellt und Informationen gesucht.

Transkript

An den wichtigsten Anwendungsfällen unserer Vertragsverwaltung orientiert, wie dem Anlegen eines Vertragspartners oder dem Erstellen eines Vertrags, oder dem Suchen nach einer Information über die Sharepoint-Suche starten wir nun unsere Nutzertour. Zunächst einmal erstellen wir einen Vertragspartner über den Aufruf des Shortlinks zu der gleichnamigen Liste. Und wir erstellen ein neues Element in unserer Liste. Das einzige Pflichtfeld ist die Firma, da aus dieser Information später die Partner-ID erstell wird. Durch die Eingabe einiger Beispieldaten können wir diesen Datensatz als fertig bearbeitet schließen. Einige Sekunden später bekommen wir unsere Vertragspartner-ID, die wir dann verwenden können, um Vertragspartner und Verträge miteinander zu verknüpfen. In diesem Fall haben wir unsere Partner-ID 11-Partner AG generiert. Als nächstes erstellen wir einen Vertrag. In dem Fall einen Leasingvertrag. Das machen wir über das Kontextmenü. weil nur hier im Menüband der Inhaltstyp Leasingvertrag hinterlegt ist. Anschließend belege ich das Formular mit den wichtigsten Werten. und kann dann über einen Klick auf Speichern den neuen Vertrag erstellen. Anschließend wird der Dokumentenmappe ihre Dokument-ID gegeben sowie die Parameter, die wir bisher schon erstellt haben. In dem Fall lautet die ID für unseren Vertrag 47-Leasingvertrag. Als nächstes können wir hier Notizen zu unterem Vertrag verwalten, so dass wir hier, gelöst von Formatierungen und Tabulatoren, einfach seitenbasierte Notizen zu unserem Vertrag verwalten können. Anschließend zeigen wir ein kleines Beispiel, wo wir ein erstes Vertragsdokument, hier einen Vertragsentwurf, hochladen. Hier sehen wir die Eigenschaften der Dokumentenmappe, die an das Dokument durchgereicht werden. In dem Fall gebe ich hier nur noch den Titel an Ich nenne das einfach Vertragsentwurf. Ich speicher das Dokument ab und bekomme hier mein erstes Dokument, was ich dann erst einmal als eine Hauptversion veröffentliche und dann anschließend genehmige. In em Fall haben wir damit die erste Hauptversion erstellt. Anschließend erstellen wir noch eine zweite Hauptversion, um dann direkt in die nächste Demo zu gehen. Ich bearbeite das Dokument im lokalen Word, erstelle eine Änderung und speichere das Ganze ab. Ich schließe Word wieder. Ich aktualisiere einmal meine Page, damit Sharepoint das Ganze hier korrekt darstellt. Es gibt einen neuen Entwurf, den ich wieder als Hauptversion veröffentliche. Nun kann ich das Ganze noch einmal genehmigen. so dass ich eine zweite Hauptversion bekomme Anschließend kann ich diese beiden Hauptversionen über Word miteinander vergleichen. Ich kann also aus Word heraus auf die Versionierung in Sharepoint zugreifen und dann einen Vergleich zwischen zwei Dokumenten durchführen. Dies sehen wir hier auf dieser Seite. Das war die ursprüngliche Version. Das ist die aktuelle. Jetzt haben wir hier unseren Vergleich mit der Hervorhebung der Stelle, an der eine Änderung vorgenommen wurde. Als nächstes erstellt der Benutzer eine Wiedervorlage. In dem Fall gehen wir dazu in unsere Leasingvertrags-Bibliothek zurück und erstellen für unseren Vertrag, den wir gerade noch gesehen haben, über unser Menü eine Wiedervorlage. Wir müssen natürlich ein Wiedervorlagedatum anlegen. Wir legen uns die Wiedervorlage auf den morgigen Tag und starten den Workflow. Im nächsten Moment bekommen wir dann eine neue Wiedervorlage gesetzt, die dann auf der einen Seite, hier in der Protokoll-Liste, zu sehen sein sollte. Sehr richtig. Hier haben wir den Eintrag. Auf der anderen Seite haben wir unsere Wiedervorlage hier in der Sharepoint-Aufgabenliste. Diese Aufgabenliste kann ich mir mit Outlook verknüpfen, wenn ich das möchte. Das mache ich mit einem Klick auf das Listenmenü. Grundsätzlich kann man über einen Klick mit Outlook synchronisieren diese Aufgabenliste im Hinblick auf ihre Standardspalten ebenfalls in Outlook übernehmen. Dann wenden wir uns der Suche in unserer Vertragsverwaltung zu. Zunächst einmal suchen wir nach einem Begriff namens Verpackung. Wir bekommen nur zwei Ergebnisse zurück, aber auch hier können wir nach Eigenschaften filtern, indem wir zum Beispiel über den Vertragsbeginn arbeiten oder natürlich hier die Einschränkungen über die anderen gemanagten Eigenschaften starten. Ein etwas breiter aufgestelltes Beispiel wäre die Suche nach dem Suchbegriff Vertrag. Hier können wir durch unterschiedliche Vertragskategorien hindurchschalten. In dem Fall ist die Seite ausgecheckt, das ist nochmal ein ganz schönes Beispiel dafür, dass man Änderungen im Search Center einchecken und veröffentlichen muss, damit die Änderungen für alle sichtbar sind. Hier bekommen wir dann die entsprechenden Treffer in Form von Mietverträgen oder Leasingverträgen oder Rahmenverträgen aufgezeigt. Zurück im Bereich Alles können wir unser Refinement Panel testen, indem wir zum Beispiel sagen, wir möchten gern Vertragsdokumente sehen, die zur Leasingtypkategorie kündbar gehören In dem Fall haben wir noch 13 Ergebnisse übrig und wir sehen schon, dass die anderen Bereiche im Refinement Panel sich kontextsensitiv den von uns gesetzten Anpassungen angleichen. Ich kann auch die Jahreskosten eines Vertrags als Filterkriterium verwenden. da wir die Informationen an die Dokumentenmappe und somit an das darin enthaltene Dokument vergeben haben. Ich habe mein Vertragsdokument gefunden und wenn ich nun auf den sogenannten Draufzeigebereich gehe, kann ich mit einem Klick auf Zum Vertrag die jeweilige Dokumentenmappe öffnen. Werfen wir aus Userperspektive noch einen Blick aufs Cockpit. Wir haben hier eine Liste mit Ankündigungen, die von einem Redakteur separat gepflegt werden kann, so dass ich hier grundsätzlich nur die Möglichkeit habe, die Meldungen zu lesen. Sobald eine Meldung veraltet ist, wird sie automatisch ausgeblendet. Auf der rechten Seite habe ich meine Übersicht der aktuellen Aufgaben. Wie gesagt, diese Liste kann ich mir auch ins Outlook synchronisieren und entsprechend nach Fälligkeitsdatum und meine Aufgaben, in dem Fall sind das alles Wiedervorlagen, die ich mir selbst gesetzt habe, abarbeiten. Ich sehe hier eine Statusliste für sämtliche Warnungen und Wiedervorlagen innerhalb des Systems. So kann ich grundsätzlich auf den Zustand innerhalb der Vertragsverwaltung im Hinblick auf offene Warnungen und Wiedervorlagen schließen. Ich kann über das Protokoll allgemein nachvollziehen, welche Verträge hier generiert worden sind und welche Wiedervorlagen erstellt worden sind. Wir haben es hier also mit einem noch sehr offenen System zu tun. Jeder sieht also grundsätzlich, wenn er in der Vertragsverwaltung entsprechend berechtigt ist, sämtliche Vorgänge in der Protokoll-Liste dokumentiert. Dann haben wir noch die zwei suchgetriebenen Übersichten zu den auslaufenden Verträgen und zu den nicht freigegebenen Verträgen mit der entsprechend prägnanten Zusatzinformation, zum Beispiel, was ist das Vertragsende, oder wie ist der Genehmigungsstatus des bisher nicht genehmigten Vertrags. In diesem Beispiel haben wir uns mit der Anwendernutzung der Vertragsverwaltung beschäftigt und haben die wichtigsten Funktionalitäten der Vertragsverwaltung angeschaut.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Sehen Sie, wie SharePoint-Lösungen Schritt für Schritt entstehen. An zwei Beispielen sehen Sie die Umsetzung von der Bedarfsanalyse bis zur funktionstüchtigen Lösung.

5 Std. 46 min (69 Videos)
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