SharePoint 2013 Grundkurs

Ansichten in Bibliotheken

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Lernen Sie, wie Sie Informationen aus Bibliotheken durch Ansichten nach Ihren Anforderungen entsprechend darstellen können. Erfahren Sie mehr zu den Einstellungsmöglichkeiten für Ansichten und wie Sie auf diese unterschiedlichen Ansichten zugreifen.

Transkript

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Dokumentbibliothek angelegt, wie zum Beispiel diese hier, die Bibliothek Projektdokumente. Haben verschiedene Spalten angelegt, wie hier die Spalte Geändert, Geändert von, die mir also zeigt, wer das Dokument zuletzt bearbeitet. Oder auch eine Spalte Dokumentenart, die mir wiedergibt, handelt es sich bei dem Dokument um einen Bericht, eine Präsentation, oder vielleicht eine Dokumentation. Jetzt ist es so, dass natürlich im Laufe der Zeit hier immer mehr Dokumente dazukommen beziehungsweise sich die Inhalte grundsätzlich ändern, weil Berichte oder Dokumente grundsätzlich angepasst werden, andere Teammitglieder damit arbeiten, Dokumente verschwinden oder Sie eben auch neue Dokumente hochladen. Da kann es dann schon mal sein, dass in so einer Dokumentbibliothek mehrere hundert Dokumente abgelegt sind. Hier dann auch auf Anhieb das richtige Dokument zu finden, also genau das Dokument finden, was Sie in dem Moment suchen, kann sehr schwer werden. Mit Ansichten können Sie hier sehr viel erreichen und Übersicht schaffen. Das heißt, in diesem Video-Training lernen Sie, sich eigene individuelle Ansichten zu erstellen, um damit mehr Übersicht über die Inhalte in ihren Bibliotheken zu gewinnen. Vorab möchte ich Ihnen aber eine Frage stellen. Haben Sie sich vielleicht schon gefragt, warum wir nicht einfach einen Ordner, der zum Beispiel "Berichte" heißt, hinzufügen, und in diesen Ordner unsere ganzen Dokumente, die wir zum Thema Bericht haben, legen. Diese Möglichkeit hätten wir grundsätzlich in SharePoint. Das heißt, Sie können in Dokument- bibliotheken durchaus Ordner anlegen und dann von Ihrer lokalen Festplatte aus Dokumente in SharePoint hochladen, also in diesen Ordner ablegen. Doch welche Vorteile bringen uns denn Ordner tatsächlich? Also in erster Linie sind Ordnerstrukturen einfach nur starr. Wenn es eilt und Sie schnell Dateien finden müssen, geht die Suche los, Sie klicken sich von Ordner zu Ordner. Meistens gibt es dann noch verschiedene Versionen, die dann mit irgendwelchen Unterstrichen betitelt sind. Eventuell gibt es sogar noch Unterordner mit Entwürfen, mit irgendwelchen Daten dahinter, wer es erstellt hat und so weiter. Sie kennen das sicherlich. Es gibt dann sehr lange Dateinamen innerhalb dieser Ordner, sodass eine Übersicht nicht mehr gewährleistet ist. Langer Rede kurzer Sinn. Ordnerstrukturen sind überhaupt nicht effizient. Ganz im Gegenteil, sie sind sogar ziemlich unübersichtlich. Man weiß nicht, wo die aktuellen Versionen liegen. Und schlussendlich weiß eigentlich auch keiner mehr, wer gerade an was arbeitet und auf was er zugreifen soll. Individuelles Arbeiten ist also mit Ordnern im Grunde überhaupt nicht möglich. Mit SharePoint geht das Arbeiten mit Dokumenten wesentlich einfacher und das Geniale an der Sache ist dann noch die Kombination aus Spalten und der passenden Ansicht dazu. Und genau das zeigen wir Ihnen jetzt. Um eine eigene individuelle Ansicht zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: Wir befinden uns immer noch in der Dokumentbibliothek und hier sehen Sie den Eintrag Alle Dokumente. Dieser Eintrag Alle Dokumente betitelt schon unsere erste Ansicht, die standardmäßig mit jeder Dokumentbibliothek angelegt wird. Das heißt, in dieser Ansicht sehen Sie grundsätzlich alle Dokumente, die in der Dokumentbibliothek abgelegt werden. Egal welcher Herkunft, egal mit welchen Metadaten das Dokument bestückt ist. Hier sehen Sie einfach wirklich alle Dokumente, die in der Bibliothek liegen. Rechts davon sehen Sie drei Punkte. Das ist eine Neuheit in SharePoint. Immer wenn Sie diese drei Punkte sehen, können Sie sich merken, da liegt irgendein Menü dahinter. Sie können dann auch irgendwelche Einstellungen vornehmen, Einstellungen ändern und ein weiteres Dropdownmenü öffnen, über das Sie weitere Möglichkeiten zur Bearbeitung haben. Wir klicken jetzt hier drauf. Und Sie sehen, Sie haben jetzt hier die Option, die Ansicht zu ändern, in dem Fall die Ansicht Alle Dokumente, weil die aktuell geöffnet ist, oder eine neue Ansicht zu erstellen. Ich klicke jetzt für unser Beispiel auf Ansicht erstellen. Und ich gelange in eine Übersicht, in der Ihnen verschiedene Ansichten angeboten werden. Werfen wir ganz kurz einen Blick über die Möglichkeiten, die Ihnen hier zur Verfügung stehen. Sie können also einmal eine Standardansicht anlegen. Diese Ansicht deckt sich dann mit der Ansicht, die sie zuvor gesehen haben. Also wie zum Beispiel diese Alle Dokumente. Da sind dann einfach alle Dokumente untereinander aufgelistet. Dann gibt es eine Kalenderansicht. Wie der Name schon sagt, erscheint dann einen Kalender. Das macht natürlich besonders Sinn, wenn Sie mit Aufgaben arbeiten. Dann gibt es eine besondere Access-Ansicht. Mit dieser Ansicht können Sie Formulare und Berichte erstellen, die auf Listen basieren. Des Weiteren gibt es eine Datenblattansicht. Die Datenblattansicht hat den großen Vorteil, dass Sie direkt darin arbeiten können. Also das heißt, Sie können direkt in die einzelnen Zellen reinschreiben. Dann gibt es eine Balkendiagrammansicht. Die wird auch hauptsächlich in der Aufgabenplanung eingesetzt. Und es gibt benutzerdefinierte Ansichten, die Sie mit dem SharePoint Designer erstellen können. Die sind dann also ganz individuell. Für unser Beispiel nehmen wir eine Standardansicht. Daher klicke ich auf den entsprechenden Eintrag. Es haben sich jetzt die Einstellungen zu der Ansicht geöffnet. Sie können jetzt hier einen Namen für die Ansicht angeben. In unserem Beispiel nennen wir die Ansicht Berichte. Ziel dieser Ansicht, die wir jetzt bauen, soll es sein, nur noch alle Berichte aus dieser Dokumentbibliothek anzuzeigen. Das heißt, wenn ich meine Ansicht Berichte wähle, möchte ich aus den vielen hundert Dokumenten, die möglicherweise in dieser Dokumentbibliothek liegen, nur die Dokumente sehen, die als Berichte abgelegt wurden. Ich kann jetzt hier noch verschiedene weitere Einstellungen vornehmen. Ich kann zum Beispiel sagen, dass das meine Standardansicht sein soll. Das bedeutet, wenn ich also diese Dokumentbibliothek Projektdokumente öffne, wird mir automatisch die Ansicht Berichte angezeigt, und nicht mehr die Ansicht Alle Dokumente, wie Sie es vorher gesehen haben. Dann kann ich im Bereich Publikum angeben, ob ich eine persönliche Ansicht erstellen möchte oder eine öffentliche Ansicht. Eine persönliche Ansicht ist dann wirklich eine Ansicht, die nur Sie selber sehen können. Wenn Sie eine öffentliche Ansicht erstellen, dann kann jeder auf diese Ansicht zugreifen. In unserem Beispiel lassen wir jetzt die öffentliche Ansicht. Ich scrolle ein Stück runter und kann jetzt hier in dem Bereich Spalten noch sagen, okay, wie soll eigentlich die Reihenfolge meiner Spalten sein. Ich könnte jetzt hier zum Beispiel sagen, die Dokumentart möchte ich eigentlich direkt nach dem Namen des Dokuments angezeigt bekommen. Dann sehe ich hier, okay, der Name steht auf der Position 2. Das heißt, die Dokumentart müsste auf Position 3 stehen. Dann scrolle ich noch ein Stück runter. Ich könnte des Weiteren hier angeben, wie meine Dokumente sortiert sein sollen. Zum Beispiel, wäre jetzt ein Datum angegeben, könnte ich sagen, sortieren wir das absteigend, also von ganz aktuell zu ganz alt. Oder nach Namen, da gibt es verschiedene Sortierreihenfolgen, die man angeben kann. In diesem Bereich können wir jetzt angeben, dass wir nur die Dokumente angezeigt bekommen möchten, die eben einen Metadatenbericht haben. Das heißt, ich klicke hier an Elemente nur in folgendem Fall anzeigen, und zwar wenn die Spalte Dokumentart ist gleich Bericht. Das schreibe ich jetzt hier rein. Ich könnte jetzt hier auch angeben ist gleich Präsentation oder ist gleich Vorlage und so weiter. Das heißt, er filtert mir jetzt meine Dokumente genau nach dieser Eigenschaft. Ich scrolle jetzt noch ein Stück weiter runter. Sie sehen, man kann hier noch weitere Einstellungen vornehmen. Ich kann zum Beispiel sagen, gruppiere mir die Dokumente nach bestimmten Metadaten, das heißt zum Beispiel nach der Dokumentart oder nach dem Erstelldatum und so weiter, oder vielleicht auch nach den Personen, die das jeweilige Dokument erstellt haben. Ich kann mir hier eine Gesamtzahl der Dokumente anzeigen lassen; eine Eintragsgrenze für die Dokumente. Das heißt, er zeigt mir dann beispiels- weise nur 50 Dokumente pro Seite an und dann muss ich weiter klicken. Man kann mobile Ansichten festlegen und auch sagen, wie viele Elemente dann angezeigt werden sollen. Wir belassen alle Einstellungen so wie sie jetzt sind. Wir haben unseren Filter gesetzt und klicken an der Stelle auf OK. Wie Sie sehen, werden jetzt automatisch nur noch meine Dokumente der Dokumentenart Bericht angezeigt. Alle anderen werden in diesem Fall jetzt ausgeblendet. Sie sehen jetzt auch hier, dass meine Ansicht Berichte gehighlightet ist. Das wird in blau dargestellt. Und ich kann jetzt hier wieder zurück- switchen in die Ansicht Alle Dokumente. Werden mir alle angezeigt. Sie sehen, auch diese Ansicht ist wieder gehighlightet durch in die blaue Farbe. Ich gehe wieder zurück auf meine Ansicht Berichte und habe wieder nur die zwei Dokumente, die jetzt in dem Fall zum Thema Bericht in der Bibliothek zur Verfügung stehen. Sie sehen, das Arbeiten mit Ansichten ist eigentlich ganz einfach und vor allem ist es ein enormer Zeitgewinn, wenn Sie mit Ansichten arbeiten. Sie können da wirklich alles hinterlegen, was Sie sich vorstellen. Sie können sich individuelle eigene Ansichten basteln, auch persönliche Ansichten, die vielleicht nur für Sie besonders relevant sind, und für die anderen nicht, und so wirklich sehr effizient arbeiten. Das heißt, Sie haben in diesem Video gelernt, wie Sie eine Ansicht für eine Dokumentbibliothek anlegen und somit eine flexible Struktur ohne Ordner für alle Kollegen und Mitarbeiter bereitstellen.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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