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Dynamics NAV 2017 Grundkurs

Anpassungen für mehrere Benutzer personalisieren

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Erfahren Sie, mit welchen Optionen von Dynamics NAV 2017 Sie Ihr optimal gestaltetes Rollencenter anderen Benutzern zur Verfügung stellen können.
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Transkript

Bevor Dynamics NAV zum Einsatz kommt, wird es sehr häufig von Entwicklern, von IT-Unternehmen angepasst, angepasst auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens, das kann das Menüband betreffen, das kann natürlich auch hier die Navigation betreffen, das können aber auch funktionale Dinge sein. Wenn das dann erledigt ist und das System verwendet wird, dann kann der Benutzer seine Ansichten nochmals auf seine Bedürfnisse anpassen. Vielleicht haben Sie sich damit schon vertraut gemacht, Ihnen steht dazu hier im globalen Anwendungsmenü, im Bereich "Anpassen", die Funktion "Diese Seite anpassen" zur Verfügung, das gibt es sowohl hier im Rollencenter, als auch wenn Sie sich hier in einer Liste befinden, auf den entsprechenden anderen Ansichten. Diese Änderungen sind allerdings benutzerbezogen, das heißt, wenn ich das jetzt hier für meinen Benutzer durchführe, dann wird diese Änderung auch nur für meinen Benutzer gespeichert, ich könnte als aus dem Bereich "drucken und senden" zum Beispiel hier Microsoft Word hinzufügen, und mich dann an diese Stelle auf der aktuellen Ansicht für das Menü "Verarbeiten" entscheiden und schon habe ich hier einen neuen Menüpunkt. Es spielt jetzt auch keine Rolle, in dieser jetzt richtig angezeigt wird, oder ob der mit einem großen oder einem Standardsymbol angezeigt wird, diese Änderung war jetzt benutzerbezogen. Ich möchte ihnen jetzt zeigen, wie Sie solche Änderungen für eine Gruppe von Benutzern durchführen können. Dazu dient als Basis das Profil oder die Rolle, wie sie auch bezeichnet wird, in diesem Fall wäre das jetzt der Verkaufsauftragsverarbveitungs Mitarbeiter und auch alle anderen Benutzer, die diese Rolle im System verwenden, also die diese Rolle zugeordnet bekommen haben. Ich möchte hier [unverständlich] ganz kurz hier rechts oben auf die Ansicht des Mandantennamens bringen, nämlich hier werden wir jetzt gleich noch einen zusätzlichen Bezeichner, einen zusätzlichen Begriff sehen, der für uns als Hinweis dient, dass alles was wir jetzt zusätzlich aus- oder einblenden, nicht nur für meinen Benutzer, sondern für alle Benutzer in dieser Rolle entsprechend sein wird. Ja dann machen wir das Ganze mal, ich beende hier die Anwendung und ich habe mir hier am Desktop ein paar Verknüpfungen angelegt, die werde ich jetzt mal starten. Und Sie werden gleich sehen, auf den ersten Blick wirkt das eigentlich so, als wäre das mein ganz normales Rollencenter. Aber deswegen vorher die Anmerkung, wir sehen dass jetzt hier der Punkt "Konfigurationsmodus" zusätzlich angezeigt wird. Das heißt, wenn ich jetzt eine ähnlich Änderung zum Beispiel bei den Debitoren vornehme, schalten wir mal zurück in die Datenansicht, dann sieht der Menüpunkt und die Vorgehensweise selbst völlig identisch aus, kann hier das Menüband anpassen, ich kann hier auf "Verarbeiten" klicken, ich kann hier Microsoft Word einfügen. Aber diese Änderung, die wurde jetzt nicht nur für meine Benutzer gespeichert, sondern für alle Benutzer in der Rolle Verkaufsauftragsverarbeitungen. Wie funktioniert das Ganze? Dazu müssen wir uns die Verknüpfung am Desktop ansehen und nehmen wir uns es ganz kurz in die Mitte. Wenn ich eine Verknüpfung anlege, dann kann ich diese ein wenig erweitern und zwar mit der rechten Maustaste können Sie sich die Eigenschaften öffnen, und in den Eigenschaften gibt es diese Registerkarte "Verknüpfung" und dort finden Sie das sogenannte Ziel vor, das Ziel ändert normalerweise hier nach diesen Anführungszeichen. Damit Sie dem Ganzen ein bisschen besser folgen können, habe ich das davor bereits auch hier ins Notepad kopiert, also normalerweise ist diese Zeile dann vollständig, wenn der von mir jetzt blau markierte Teil eingetragen ist und dann kann ich auch mit der Verknüpfung arbeiten. Ich habe hier jetzt in der ersten Verknüpfung folgendes erweitert "-configure", das zeige ich auch gerne jetzt in der Verknüpfung selbst noch mal, also da war natürlich ein Leerzeichen dazwischen beziehungsweise habe ich eines eingegeben, gefolgt von einem Minus oder einem Bindestrich, wie immer Sie das bezeichnen wollen, und dann das entsprechende Stichwort, also der Parameter "configure". Und das hat zur Folge, dass wenn ich die Anwendung jetzt starte, wie wir es vorher schon getan haben, dass hier dieser Konfigurationsmodus gestartet und aktiviert wird, was dem System eben mehr oder weniger sagt, pass auf, jede Änderung, die der Benutzer jetzt vornimmt, bitte nicht für den Benutzer speichern, sondern für alle Benutzer, die diese Rolle verwenden. Jetzt kann es durchaus sein, dass Sie vielleicht solche Änderungen für Benutzer einer anderen Rolle einstellen wollen, dann ist das Ganze natürlich auch möglich, da habe ich hier noch eine zweite Verknüpfung, in diesem Fall habe ich mich für die Rolle oder für das Profil "Buchhaltung" entschieden. Schauen wir uns auch hier die Eigenschaften an. Sie müssen dann hier noch einen zusätzlichen Parameter anhängen, zunächst mal gefolgt wieder von einem Leerzeichen, "-profile:" und dann folgt der Name des Profils beziehungsweise der Rolle, je nachdem wie man es eben bezeichnet. Diese Namen, die können Sie im System jederzeit einsehen, schauen wir uns zunächst mal aber den Unterschied an, ich starte jetzt mal mit dieser Verknüpfung. Und Sie werden es jetzt gleich bemerken, natürlich wurde auch der Konfigurationsmodus aktiviert, aber jetzt bin ich eben nicht in der Rolle "Auftragsverarbeitung", sondern eben in der Rolle Buchhalter und alle Änderungen, die ich jetzt vornehme, werden in der Rolle oder für die Benutzer mit der Rolle "Buchhalter" gespeichert. Diese Rollen oder Profile können Sie in der Anwendung jederzeit einsehen, geben Sie rechts oben in die globale Anwendungssuche das Stichwort Profil ein, öffnen Sie sich die liste der verschiedenen Profile und dann wissen Sie, welche Profile mit welchen Rollencentern zur Verfügung stehen und wie Sie diese dementsprechend benennen müssen. Auch hier gilt allerdings nochmals als Hinweis, dass das reine Vorgehen selbst sich nicht ändert, Sie wählen "diese Seite anpassen" und können dann dementsprechend die Schritte durchführen, aber eben das Ziel, dort wo die Änderung gespeichert werden soll, das wurde jetzt eben mit dem Profil festgelegt, wir es in der Datenbank selbst ist. Vielleicht fragen Sie sich jetzt noch, welche Benutzer dürfen das denn? Kann das jeder Machen? Dann ist die Antwort darauf, ja und nein, also was meine ich damit? Grundsätzlich ist es so, dass es nicht gesperrt ist oder gesperrt wurde vom System, dass mit diesem Parametern die Benutzer arbeiten können, und dann ja, ist es auch möglich, dass jeder Benutzer in eine andere Rolle einsteigt oder diesen Konfigurationsmodus aktiviert. Wenn ich das nicht möchte, dann muss mein Administrator bestimmte Tabellen im Berechtigungssystem sperren, dann kann der Benutzer zwar diese Parameter angeben, bekommt aber bei dem Versuch Änderungen durchzuführen eine Fehlermeldung, dass er nicht berechtigt ist diese Änderungen zu speichern, das wäre eine Möglichkeit. Eine andere Möglichkeit ist noch etwas zentraler, allerdings nicht benutzerabhängig, Sie finden auf den Profilen selbst zwar auf der Karte eine Option vor und zwar dir Option Anpassung deaktivieren, dann ist es grundsätzlich nicht möglich dass jeder Benutzer diese Änderung durchführt, aber Vorsicht bitte, das bedeutet natürlich auch, kein Benutzer kann mit diesem Profil individuelle Änderungen vornehmen, also auch nur für sich selbst ist es dann nicht möglich, Anpassungen im System vorzunehmen. Ja, wenn Sie mit Ihrem Betreuer sprechen, wird vielleicht die eine oder andere Anmerkung zum Thema fallen, dass das gar nicht gewünscht ist, und dass wir das im Normalfall ja immer deaktivieren, dann sagen Sie ihm bitte, dass es grundsätzlich von großen Vorteil sein kann, wenn Sie da Ihre individuellen Anpassungen vornehmen, weil es vielleicht die letzten 2-3% in der Oberfläche hervorbringt, die für Sie das Arbeiten effizienter machen, letztendlich gibt es ja Funktionen dafür jederzeit auf Knopfdruck die Stansarteistellungen wieder herzustellen, also Sie können damit auch nicht wirklich etwas kaputt machen, und das ist auch der Grund, warum ich Ihnen empfehle, über solche Änderungen für mehrere Benutzergruppen nachzudenken, denn damit ersparen Sie sich die klassischen Entwicklungsaufwände, und wenn das Möglich ist, dann denke ich, ist auch beiden Gruppen entsprechend geholfen.

Dynamics NAV 2017 Grundkurs

Lernen Sie den Umgang mit der Unternehmenssoftware Dynamics NAV 2017 an praktischen Beispielen kennen.

4 Std. 52 min (50 Videos)
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Dynamics NAV Dynamics NAV 2017
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Erscheinungsdatum:13.04.2017

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