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Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Anlagen anzeigen und speichern

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Erfahren Sie, wie Sie die Anlagen von Mails anzeigen und in einem Ordner auf Ihrem Rechner speichern.

Transkript

Was sind Anlagen? Anlagen, oder auch Anhänge genannt, sind Dateien, die an eine Nachricht angehängt und zusammen mit der Nachricht an den Empfänger verschickt werden. Bei einem Anhang kann es sich beispielsweise um eine PDF-Datei handeln, oder ein Word-Dokument oder ein Foto, oder auch ein Excel-Spreadsheet. E-Mails mit Anlagen benötigen Platz, und unter Umständen hat die Firma, in der Sie arbeiten ein Limit für Ihr Konto eingerichtet. Wenn Sie immer wieder an dieses Limit stoßen, dann wird es Zeit, einige dieser Anhänge aus Outlook zu entfernen. Und da es sich bei Nachrichten und Anlagen um zwei voneinander unabhängige Elemente handelt, können Sie die E-Mail in Outlook beibehalten und den Anhang beispielsweise auf Ihrem Rechner speichern. Wie Sie mit Anhängen umgehen, wie Sie sie anzeigen, und wie Sie sie auf Ihrem Rechner speichern, das ist Thema in diesem Video. Zunächst müssen Sie die E-Mails anzeigen, die Anhänge enthalten. Am einfachsten ist es, wenn Sie auf der Registerkarte Organisieren auf die Schaltfläche Anordnen nach klicken. Und dann hier die Anordnung "Anlagen" wählen. Sie sehen dann hier die Kategorie "Mit Anlagen" und wenn ich diese Kategorie schließe, dann sehen Sie eine zweite Kategorie "Ohne Anlagen". Das heißt hier ist die Anzeige der Mails zweigeteilt. Einmal die Gruppe "Mit Anlagen" und einmal "Ohne Anlagen". Und ich öffne hier wieder die Gruppe "Mit Anlagen", denn diese Gruppe interessiert mich ja. und ich sehe hier überall diese Bürooklammer. und kann mir dann jetzt aussuchen, welche Anlage ich mir anzeigen lassen möchte und welche ich auf meinem Rechner speichern möchte. Ich nehme jetzt hier mal die Mail vom 20. 06., klicke hier drauf. Diese Mail enthält zwei Anlagen, eine Word-Datei und eine PDF-Datei. Hier wird auch die Größe angezeigt: 3,8 Megabyte, 1,3 Megabyte. Was kann ich mit diesen Anlagen jetzt machen? Ich kann mir sie zum Beispiel alle in der Vorschau-App anzeigen lassen. Ich kann eine Anlage markieren und nur diese Anlage in der Vorschau-App anzeigen lassen. Oder ich kann auch auf die Anlage doppelklicken. Dann wird das Anlagendokument in der Anwendung geöffnet, in der es erstellt wurde. Wenn ich hier doppelklicke, wird Word geöffnet und das entsprechende Word-Dokument angezeigt. Und hier wird die Vorschau-App geöffnet und die PDF-Datei angezeigt. Was ich jetzt machen möchte, ist ich möchte die beiden Anlagen auf meinem Rechner speichern und anschließend aus der Mail entfernen, um so Speicher zu sparen. Dazu klicke ich mit der rechten Maustaste auf eine Anlage und dann wird das Kontextmenü geöffnet. Und hier kann ich nochmal die Anlage öffnen, Ich kann sie mir in der Vorschau anzeigen lassen, ich kann sie löschen und so weiter. Und hier werden eben auch Speicherbefehle angezeigt. Ich kann die markierte Anlage speichern, oder ich kann alle Anlagen speichern. Jetzt möchte ich nur die markierte Anlage speichern, deswegen, markiert ist schon, die Word-Datei, die Vorlagenbroschüre. Dann klicke ich hier auf Speichern unter. Dann wird mir das Fenster zum Speichern geöffnet. Und jetzt muss ich bestimmen, wo ich das Ganze ablegen möchte. Ich möchte es in meinem Dokumenteordner ablegen, da habe ich bereits einen Unterordner, der "Meine Anlagen" heißt. Und hier habe ich bereits die zweite Anlage der Mail, die "Sales"-PDF-Datei gespeichert. Und jetzt speichere ich hier das Word-Dokument. Dann klicke ich auf Sichern. Damit ist die Vorlagenbroschüre im entsprechenden Ordner gespeichert. Beide Anlagen sind gesichert und ich kann sie jetzt löschen, um Speicherplatz freizumachen. Dazu klicke ich wieder mit der rechten Maustaste auf eine Anlage und dann kann ich entweder die markierte Anlage entfernen, oder ich kann alle entfernen. Ich entferne jetzt nur mal die markierte Anlage. Wähle den Befehl Entfernen. Das Ganze muss ich nochmal bestätigen. Ich klicke auf Löschen und dann ist nur noch eine Anlage enthalten. Was aber auch ganz wichtig ist: Hier ist ein Vermerk, dass eine Anlage fehlt, und es wird auch gesagt welche, und wann die entfernt wurde. Dann weiß man immer, da war noch etwas anderes mit in dieser Mail. Auch wenn ich alle Anlagen einer Mail lösche, bleibt die Mail dann trotzdem bestehen und wird dann hier in der Gruppe ohne Anlagen eingereiht. Sie wissen jetzt also, was Anlagen sind, nämlich Dateien, die zusammen mit einer Nachricht gesendet werden können. und wie i Mails mit Anlagen anzeigen. Wenn die Anlagen zuviel Speicherplatz benötigen, dann können Sie mit Hilfe der Befehle des Kontextmenüs für Anlagen, die Anhänge auf Ihrem Mac speichern und dann in der Mail selbst löschen. So sparen Sie Speicherplatz.

Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Bekommen Sie Ihre E-Mails in den Griff und organisieren Sie Ihre Kontakte, Termine und Aufgaben mit Outlook 2016 für Mac.

3 Std. 28 min (43 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.10.2016

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