Tipps für den Führungsalltag: Jede Woche neu

Andere "briefen"

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Diese wöchentlichen Video-Tipps richten sich an alle Führungskräfte, die Orientierung sowie neue Impulse und Ideen für ihren Führungsalltag suchen. Iris Schwarz und Manfred Schwarz geben Ihnen praktische Hinweise und Denkanstöße, wie Sie sich selbst führen, Ihr Team führen und Ihre Organisation führen. Gönnen Sie sich jeden Freitag ein paar Minuten, um über Ihre Führungspraxis nachzudenken.
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Transkript

Sie möchten das andere für Sie Aufgaben erledigen? Dann es ist es zuerst einmal Ihre Pflicht, klar und deutlich zu kommunizieren, was Sie überhaupt wollen. Was sind Zweck, Mittel und Umfang ihrer Aufgabe? Das Briefing oder auch die Auftragsklärung oder der Projektauftrag ist eine der wichtigsten Kommunikations- und Führungsaufgaben, ganz gleich, ob mit Mitarbeitern, Kunden, Partnern oder Lieferanten, wie etwa Werbeagenturen. Mit dem Briefing, der schriftlichen Fixierung der Aufgabenstellung, stellen Sie sicher, dass alle die Aufgabe verstehen und dass alle Beteiligten alle relevanten Informationen erhalten, um ihre Aufgabe zu erfüllen. Mit dem Briefing stellen Sie die Weichen oder um es einmal mit Goethe zu sagen: "Wer das erste Knopfloch verfehlt, kommt mit dem Zuknöpfen nicht zurande." Für ein Briefing gelten zwei Grundprinzipien: Erstens, klare Zieldefinitionen. Bevor Sie jemanden briefen, müssen Sie Ihre Ziele klar definieren, erst damit können Sie am Ende die Ergebnisse danach beurteilen, ob die vorgegebenen Ziele erreicht wurden. Hier zählen Fakten und klare Bewertungskriterien. Zweitens, gleicher Informationsstand. Ziel ist immer der gleiche Wissensstand bei allen Beteiligten. In Besprechungen sollten immer alle für die Aufgabe wichtigen Personen dabei sein, aber auch nicht mehr. Das Briefing sollte in klarer und knapper Form mindestens folgende Hauptpositionen enthalten. Wer gehört alles in den Verteiler? Was sind Ist-Situationen und Ausgangslage? Was sind die Vorgaben und Ziele? Was die zugrunde liegende Strategie? Welche Methoden sollen angewendet werden? Wie sieht es mit den Ressourcen aus? Wie mit dem Zeitplan? Wer sind Ansprechpartner, wo liegen Zuständigkeiten? Lassen Sie ein gesundes Maß an Flexibilität bei der Realisierung zu. Bestimmen Sie aber die kritischen Eckpunkte. Zeigen Sie das Was auf, nicht das Wie. Gute Mitarbeiter sind kreativ, sie wissen schon, worauf es ankommt. Aber bleiben Sie am Ball. Planen Sie rechtzeitig Zeit für ein Rebriefing oder Projekt-Review ein. Solch ein erneutes Briefing ist immer dann nötig, wenn die ersten Ergebnisse nicht auf den Punkt kommen. Beim Rebriefing können Sie den ersten Stand überarbeiten, aktualisieren und vervollkommnen. Darüber hinaus können Sie es nutzen, um sicherzustellen, dass alles richtig verstanden wurde. Bewährt hat sich zum Beispiel der in Werbe-Agenturen angewandte Schulterblick. Sie schauen bei den Beteiligten vorbei und werfen sozusagen einen Blick über deren Schulter bei der Arbeit. Solch ein inoffizieller Termin bietet Ihnen die Chance, ein Feedback an alle Beteiligten zu geben, etwa bevor alle richtig durchstarten möchten. Sie sehen dabei zwar keine fertigen Arbeiten, aber erste Entwürfe und Grundideen. Generell gilt, lassen Sie keine Gelegenheit aus, um sicher zu gehen, dass das Briefing verstanden wurde. Schaffen Sie hierzu in Ihrem Team eine Kultur des Nachfragens und Nachhakens und nutzen Sie Briefing und Rebriefing auch, wenn Sie einen Auftrag von Ihrem Chef erhalten. Bleiben Sie also im Kontakt mit allen an einem Projekt Beteiligten.