Am 14. September 2017 haben wir eine überarbeitete Fassung unserer Datenschutzrichtlinie veröffentlicht. Wenn Sie video2brain.com weiterhin nutzen, erklären Sie sich mit diesem überarbeiteten Dokument einverstanden. Bitte lesen Sie es deshalb sorgfältig durch.

MCSA: Office 365 – 70-347 (Teil 2) – Bereitstellung von SharePoint Online-Websitesammlungen

Als Mitverfasser in Office 365-Gruppen arbeiten

LinkedIn Learning kostenlos und unverbindlich testen!

Jetzt testen Alle Abonnements anzeigen
Durch die Mitverfasserschaft (Coauthoring-Funktion) von SharePoint Online können Sie es mehreren Benutzern innerhalb von Office 365-Gruppen ermöglichen, gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten. Wie das funktioniert, erklärt Ihnen Tom Wechsler in diesem Film.
14:26

Transkript

Office 365-Gruppen und Mitverfasserschaft- oder auch Coauthoring-Funktion genannt, sind zwei weitere Themen, die wir in diesem Videotraining miteinander erarbeiten. Zuerst einmal die Mitverfasserschaft- oder Coauthoring-Funktion. Was bedeutet das? Eine der großen Vorteile besteht darin, dass Sie Dokumente, welche in SharePoint Online abgelegt sind, gemeinsam bearbeiten können. Wie Sie diese Einstellungen vorgängig tätigen, können Sie über eine Site-Konfiguration durchführen. Ich bin hier in der Powershell "Demosite". Hier kann ich auf die Schaltfläche "Seite" klicken und die Bibliothekseinstellungen bearbeiten. Anschließend navigiere ich zum Link "Versionsverwaltungseinstellungen" und da habe ich die Möglichkeit, diese Versionierung, das Zusammenarbeiten zu bestimmen. Zuerst einmal kann ich bestimmen, möchte ich die Inhaltsgenehmigung für gesendete Elemente erforderlich machen, ja oder nein. Das bedeutet, wird ein Dokument angewendet, beziehungsweise ins Portal hochgeladen, möchte ich da über den Inhalt zuerst informiert werden, bevor ich dann das Dokument auch ablegen darf. Möchte ich jedes Mal eine neue Version erstellen, wenn eine Datei in die Dokumentenbibliothek angelegt wird. "Keine Versionskontrolle", "Hauptversion erstellen" oder "Haupt- und Nebenversionen" erstellen. Dann können Sie auch noch gewisse Grenzwerte setzen für Hauptversionen und für Entwürfe. Eine ganz wichtige Funktion, die standardmäßig ausgeschaltet ist, damit eben diese Zusammenarbeit auch funktioniert, ist das Auschecken von Dokumenten erforderlich machen. Da ist die Schaltfläche auf "Nein" gestellt. Diese Mitverfasserschaft- oder Coauthoring-Funktion funktioniert eben nur, wenn Dokumente zum Beispiel nicht ausgecheckt sind, wenn sie nicht durch IRM geschützt wurden, wenn sie nicht verschlüsselt sind. Dann haben Sie die Möglichkeit, diese Coauthoring-Funktion zu nutzen. Wie das genau funktioniert, das zeige ich Ihnen gleich jetzt. Ich gehe da wieder ganz nach oben und ich wähle die "Start"-Schaltfläche. Ich habe in meiner Website einige Dokumente vorbereitet. Dazu navigiere ich zu "Dokumente" Und diese Dokumente sind zwei ganz einfache Word-Dokumente, "Test.docx", "Dokument.docx". Ich habe dieses Testdokument freigegeben für Stefan Hinz und Tina Hirsch. Diese haben eine Einladung erhalten und können nun das Dokument bearbeiten. Damit Sie genau sehen, wie diese Zusammenarbeit funktioniert, diese Coauthoring-Funktion, habe ich zwei zusätzliche Browser installiert. In einem ist der Chrome-Browser, da ist der Stefan Hinz angemeldet. Im anderen ist der Firefox-Browser und da ist die Tina Hirsch angemeldet. Und vielleicht haben Sie es bereits bemerkt, dass dort wo Tina Hirsch ist, - das ist die rechte Seite - habe ich nun die Möglichkeit das Dokument zu bearbeiten und Sie sehen jetzt direkt: Es wird immer wieder informiert, wenn jemand gerade am Arbeiten ist. Ich bearbeite das gleiche Dokument, "Test.docx", "Test.docx". Bin als Tina Hirsch angemeldet und schreibe jetzt etwas und sofort wird beim Stefan angezeigt: Aha, die Tina hat etwas verändert. Sie sehen also, diese Mitverfasserschaft- oder Coauthoring-Funktion ist wirklich sensationell. Sie können gleichzeitig gemeinsam an einem Dokument arbeiten. Sollten Sie allerdings an Dokumenten arbeiten, die es nicht unbedingt erlauben, dass gleichzeitig daran gearbeitet wird, - vielleicht aus Redundanzgründen - das heißt, es besteht dann die Gefahr, dass die Dokumente gleichzeitig bearbeitet werden und schlussendlich weiß man nicht mehr, welches Dokument nun aktuell ist oder eben nicht. Dazu haben Sie die Möglichkeit das Dokument auszuchecken, damit niemand anderes am Dokument arbeiten kann, als Sie persönlich. Das zeige ich Ihnen gleich, wie das funktioniert. Dazu minimiere ich diese beiden Browser. Ich navigiere wieder zu meiner Seite, ich markiere das Dokument, und nun habe ich die Möglichkeit, über diese drei Punkte zum Beispiel das Dokument auszuchecken. Sie sehen hier "Auschecken". Das werde ich jetzt nicht machen, da im Hintergrund die anderen beiden Benutzer immer noch auf dieses Dokument zugreifen. Aber wie bereits erklärt, wenn Sie das Dokument auschecken, dann steht es vollumfänglich Ihnen zur Verfügung. Sie können es bearbeiten und dann auch wieder abspeichern. Das können wir zum Beispiel mit dem anderen Beispieldokument durchführen. Ich habe das Dokument markiert, wähle nun diese Schaltfläche aus und ich wähle "Auschecken". Und jetzt ist das Element ausgecheckt; das wird mit diesem Symbol angezeigt. Ich kann es bearbeiten. Bin ich mit der Bearbeitung fertig, wähle ich wiederum diese Schaltfläche und ich kann es einchecken. Somit ist das Dokument dann später wieder verfügbar für alle. Ich kann einen Kommentar noch bestimmen, wenn ich das möchte. Ich sage da mal "Kein", ich möchte da keinen spezifischen Kommentar hinterlegen. Und das Dokument steht nun wieder zur Verfügung. Das ist also die Möglichkeit, in SharePoint Online zusammen an einem Dokument zu arbeiten. Diese Coauthoring-Funktion. Eine weitere Thematik für das Zusammenarbeiten das sind die Office 365-Gruppen. Diese Gruppen bilden einen Weg, um verschiedene Benutzer in dieser Gruppe zu erfassen. Die Office 365-Gruppen bieten den Vorteil, dass sie zum Beispiel als Verteilergruppe eingesetzt werden können. Sie können eine E-Mail an diese Office 365-Gruppe verschicken, dann wird die E-Mail an alle Mitglieder dieser Gruppe weitergeleitet. Sie können da Kalenderfunktionen mit bestimmen. Diese Office 365-Gruppen sind wirklich eine sehr gute Voraussetzung für die Zusammenarbeit. Diese Gruppen können Sie im Office 365-Portal erstellen. Navigieren Sie zu "Gruppen", wählen Sie "Gruppen" aus. Anschließend können Sie über die Schaltfläche "Gruppe hinzufügen" die verschiedene Gruppentypen auswählen. Der Gruppentab ist bereits markiert mit "Office 365-Gruppe". Es stehen auch andere Gruppentypen zur Verfügung. Ich wähle "Office 365-Gruppe", gebe einen Namen ein, das ist "Test01". Dann die Gruppen-ID ist ebenfalls "Test01". Ich habe die Möglichkeit eine Beschreibung festzulegen. Und ich kann die Privatsphäre bestimmen, zwischen öffentlich und privat. Ganz wichtig! Diese Einstellung, die Sie hier tätigen, die können Sie im Nachhinein nicht mehr anpassen. Wenn Sie also später diese Gruppe auf "Öffentlich" ändern möchten, dann müssen Sie diese Gruppe zuerst löschen und eine neue Gruppe erstellen. Dann haben Sie die Möglichkeit "Öffentlich" auszuwählen. Dann noch die Sprache und jetzt wähle ich noch den Besitzer aus. Ich möchte da zum Beispiel en Pascal Huber als Besitzer einsetzen. Und dann wähle ich "Hinzufügen". Diese Gruppe wird nun erstellt und ich kann selbstverständlich auch diese Gruppe bearbeiten. Wenn diese Gruppe erstellt ist, zeige ich Ihnen noch, was Sie bearbeiten können. Eine Funktion, die Sie in diesem Assistent noch nicht aktivieren konnten. Diese Gruppe wurde erfolgreich erstellt; ich wähle "Schließen" und jetzt möchte ich diese Gruppe bearbeiten. Ich navigiere da zu "Test01", setze die Markierung und jetzt habe ich die Möglichkeit, diese Gruppe zu bearbeiten, sobald der Assistent vollständig gestartet wurde. Das ist bereits passiert und jetzt wähle ich "Bearbeiten". Und nun kann ich noch eine Schaltfläche aktivieren, die vorher nicht verfügbar war. "Personen von außerhalb der Organisation das Senden von E-Mail an die Gruppe gestatten. Diese Funktion war vorher nicht verfügbar. Diese ist erst verfügbar, wenn die Gruppe erstellt ist. Ich kann also diese Funktion einschalten und ich wähle "Speichern". Und nun ist meine Office 365-Gruppe erstellt. Wie das in der grafischen Oberfläche funktioniert, denken Sie vielleicht "Okay, kein Problem". Da haben Sie Recht. Ich möchte Ihnen ebenfalls noch zeigen, wie das mit der Powershell funktioniert. Dazu habe ich einige Powershell-Commandlets vorbereitet. Wir beginnen mit der Erstellung einer Variablen, der wir unsere Anmeldeinformationen zuweisen. Dann der nächste Schritt besteht darin, dass Sie eine Verbindung aufbauen zu Exchange Online. Haben Sie die Verbindung aufgebaut, setzen Sie das folgende Commandlet ein: "Import-PSSession". Wenden Sie die Variable an; "Session", "$"Session", wie Sie diese hier erstellt haben, mit dem Schalter "-AllowClobber". "-AllowClobber" bedeutet Überschreiben der Powershell-Commandlets die bereits schon lokal verfügbar sind. Das habe ich bereits vorgängig ausgeführt. Wir haben eine Sitzung aufgebaut zu Exchange Online. Nun kann ich mit "New-UnifiedGroup" eine solche Office 365-Gruppe erstellen. Der Name ist "PilotUsers" und der Alias ist ebenfalls "Pilotusers". Ich setze den Cursor auf diese Linie und führe das Commandlet aus. Diese Gruppe wird nun erstellt. Ist der Cursor wieder zurück, der Prompt zurück, wurde dann diese Gruppe erfolgreich erstellt. Mit dem nächsten Commandlet habe ich nun die Möglichkeit einen Benutzer dieser Gruppe hinzuzufügen. Warten wir, bis diese Gruppe erstellt wurde und dann wenden wir das nächste Commandlet an. Diese Gruppe wurde erfolgreich erstellt. Der Prompt ist zurück und wir können nun einen Benutzer hinzufügen. Dazu verwende ich "Add-UnifiedGroupLinks" "PilotUsers -Links" und dann die Angabe des Benutzers und mit "LinkType Member". Ich führe nun diese Commandlet durch, damit dieser Benutzer hinzugeführt wird. Ist der Prompt zurück verifizieren wir, hat es auch tatsächlich funktioniert, mit dem nächsten Commandlet "Get-UnifiedGroupLinks" "Identity PilotUsers" und "LinkType Members". Ich möchte damit verifizieren, wurde auch tatsächlich mein Benutzer, den ich hier ausgewählt habe, dieser Gruppe hinzugefügt. Dieser Benutzer wurde erfolgreich hinzugefügt und jetzt starten wir die Kontrolle. Ich setze den Cursor auf diese Linie und führe das Commandlet aus. Und in der Tat, der "admin 365" ist Bestandteil von dieser Gruppe. Und jetzt habe ich auch selbstverständlich die Möglichkeit diesen Benutzer wieder zu entfernen. mit dem Commandlet "Remove-UnifiedGroupLink PilotUsers" mit Angabe des Kontos und "LinkType Member". Ich setze den Cursor auf diese Linie, führe das Commandlet aus, der Benutzer wird entfernt. Zuerst noch die Bestätigung "Möchte ich das?" Selbstverständlich, das möchte ich. Und der Benutzer konnte nicht entfernt werden. Ganz klar, weil er ist gleichzeitig auch der Besitzer von dieser Gruppe. Hätte ich nun einen zweiten Benutzer in dieser Gruppe, dann könnte ich diesen Benutzer entfernen. Wir können das ganz einfach schnell durchführen, indem ich da einen anderen Benutzer noch bestimme. Zum Beispiel wähle ich da den "stefan.hinz" aus. "@videotrainer" ".ch". Der Cursor ist am richtigen Punkt, ich führe das Commandlet aus. Wir fügen diesen Benutzer hinzu in dieser Gruppe. Und jetzt habe ich die Möglichkeit diesen Benutzer Stefan Hinz selbstverständlich wieder zu entfernen, weil wir haben ja einen zusätzlichen Benutzer. Zuerst einmal verifizieren. Ist dieser Benutzer auch tatsächlich Mitglied der Gruppe? Das ist in der Tat der Fall. Stefan Hinz, wunderbar. Und jetzt editiere ich ebenfalls diese E-Mail-Adresse, damit wir den Stefan Hinz wieder entfernen können. Und der Benutzer wird nach der Bestätigung entfernt werden und ist nicht mehr Bestandteil dieser Gruppe. Sie haben gesehen, das hat wunderbar funktioniert. Der Fehler, den wir hier erhalten haben ist ganz logisch, weil wir keinen Account entfernen können, wenn er gleichzeitig der Besitzer der Gruppe ist. Schlussendlich besteht noch die Möglichkeit, diese Gruppe wieder zu entfernen, mit "Remove-UnifiedGroup - Identity PIlotUsers". Und wir können dann noch die Bestätigung aufrufen: Hat es tatsächlich funktioniert, wurde diese Gruppe entfernt? Mit "Get-UnifiedGroup". Sie haben also gesehen, es ist mit der Powershell ganz einfach neue Gruppen zu erstellen, Benutzer hinzuzufügen und diese auch wieder zu entfernen. In diesem Video haben wir uns über die Mitverfasserschaft, das Coauthoring, und Office 365-Gruppen unterhalten.

MCSA: Office 365 – 70-347 (Teil 2) – Bereitstellung von SharePoint Online-Websitesammlungen

Bereiten Sie sich mit diesem und drei weiteren Trainings auf die Microsoft Zertifizierungsprüfung 70-347 vor und erlernen Sie umfassende Kenntnisse zur Verwaltung von Office 365.

1 Std. 41 min (17 Videos)
Derzeit sind keine Feedbacks vorhanden...
 
Hersteller:
Software:
Exklusiv für Abo-Kunden
Erscheinungsdatum:23.02.2017

Dieser Online-Kurs ist als Download und als Streaming-Video verfügbar. Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht entscheiden - sobald Sie das Training erwerben, erhalten Sie Zugang zu beiden Optionen!

Der Download ermöglicht Ihnen die Offline-Nutzung des Trainings und bietet die Vorteile einer benutzerfreundlichen Abspielumgebung. Wenn Sie an verschiedenen Computern arbeiten, oder nicht den ganzen Kurs auf einmal herunterladen möchten, loggen Sie sich auf dieser Seite ein, um alle Videos des Trainings als Streaming-Video anzusehen.

Wir hoffen, dass Sie viel Freude und Erfolg mit diesem Video-Training haben werden. Falls Sie irgendwelche Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!