SharePoint 2013 Grundkurs

Alle Termine im Überblick

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Alle Projektteam-Mitglieder terminlich unter einen Hut zu bekommen, ist schwierig. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Kalender anlegen, Termine erfassen und bestücken. Danach überlagern wir die Termine mehrerer Kollegen, was die Planung erheblich vereinfacht.

Transkript

Kalender sind in einem Projekt eine sehr wichtige Komponente. Über Kalender können Termine organisiert, Dateien für Termine bereitgestellt, Onlinebesprechungen einberufen und Projekttermine koordiniert werden. In diesem Video beleuchten wir also das Thema Kalender, legen einen Kalender an, fügen Termine ein, ergänzen Informationen. Außerdem wollen wir uns mit der Überlagerung von Kalendern befassen und der Synchronisation eines Kalenders mit Outlook. Stellen Sie sich vor, Sie sind Projektleiter und müssen Termine im Team koordinieren und steuern. Wir haben hier für unser Beispiel bereits schonmal einen Terminkalender angelegt und ein paar Termine erfasst beispielhaft, damit Sie sehen, okay, hier tut sich schonmal was. Jetzt hat Ihr Großkunde angerufen und um einen dringenden Termin gebeten. Das heißt, Sie möchten einen neuen Termin hinzufügen. Um einen Termin hinzuzufügen stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können zum einen hier über das Menüband, Kategorie Ereignisse gehen und sagen, okay, ich möchte ein Neues Ereignis anlegen. Oder aber Sie gehen direkt in den Kalender auf einen bestimmten Tag, an dem der Termin stattfinden soll und klicken hier auf Hinzufügen. Es öffnet sich dann ein neues Dialogfenster: Kalender - Neues Element. Sie haben hier wie gewohnt nochmal ein Menüband zur Bearbeitung des Termins und können jetzt loslegen mit der Erfassung. Ich schreibe hier rein: "Kundentermin Projektbesprechung." Ort ist Alzenau. Der Termin fängt um 10 Uhr an und endet um 15 Uhr. Hier können Sie also die Zeiten festlegen, auch mit Minuten und allem. Sie können hier eine Beschreibung einfügen und haben dafür verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Können beispielsweise mit Aufzählungszeichen arbeiten. Können hier sagen: "Projektphasen prüfen" und "Change Request". Ich könnte das Ganze hier auch farbig gestalten, wenn ich das wollte. Markiere das, sage, das will ich rot. Also hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Sie dann einfach mal ausprobieren können. Ich kann hier eine Kategorie vergeben. In meinem Fall ist es jetzt eine Besprechung. Ich kann aber auch eigene Kategorien anlegen, wenn ich das möchte. Hier unten kann ich dann noch sagen, okay, ist das ein Ganztägiges Ereignis, oder dauert es eben nur über einen bestimmten Zeitraum, also zwei Stunden, drei Stunden, wie auch immer. Und ich kann sagen, ist mein Termin ein Serien termin, also wiederholt er sich jeden Monat, jedes Jahr, jede Woche. So. Ich kann hier auch noch Dateien anfügen. Das mache ich jetzt in dem Fall auch mal. Ich klicke hier drauf. Und dann sage ich, okay, durchsuche meine Festplatte. Ich nehme mir das Budget mit rein. Klicke auf Öffnen und letztlich auf OK. Und Sie sehen hier schon, er hat jetzt die Anlage angefügt. Ich könnte sie jetzt hier auch direkt wieder löschen und eine neue Datei dazufügen. In dem Fall lasse ich das jetzt so. Das passt alles. Und Klick auf Speichern. Und der Termin wurde hier angelegt. Dieser Projektkalender steht hier allen Teammitgliedern zur Verfügung. Wenn sich die Kollegen eine Benachrichtigung eingerichtet haben auf dem Teamkalender, bekommen sie genau in dem Moment eine Benachrichtigung, dass ein neuer Termin angelegt wurde. Und sie können das Ganze prüfen, können den Termin auch direkt über diesen Link hier nochmal aufrufen. Können alle Informationen nachverfolgen, aha, um was geht es. Beschreibung. Ach ja, Mensch, hier ist auch eine Anlage beigefügt. Die kann ich direkt hier über den Termin aufrufen, mir anschauen. Und natürlich kann ich den Termin über die Schließen-Schaltfläche wieder zumachen. Und lande wieder in meinem Kalender. Werfen wir jetzt noch einen kurzen Blick auf das Thema Kalenderüberlagerung. Wenn Sie Termine koordinieren, ist es hilfreich, auch die Termine Ihrer Kollegen in der Übersicht zu haben, um einfach wirklich alles zu überblicken. Dafür bietet sich das Feature Kalenderüberlagerungen an, denn damit binden Sie andere Kalender in Ihren oder auch in beliebige andere Kalender ein. Sie haben hier ja schon einen Projektkalender. Ich lege jetzt mal zur Demonstration noch einen Kalender für den Mitarbeiter Hans an. Und dann gehen wir in die Kalenderüberlagerung. Ich gehe also hier auf Websiteinhalte, sage App hinzufügen, suche nach dem Kalender. Da ist er schon. Der Kalender hat den Namen Hans. Und ich klicke auf Erstellen. Jetzt sehen Sie hier den Kalender Hans. Den öffne ich jetzt. Jetzt erfasse ich einen Termin. Und sage: "Besprechung im Team". Ort ist Graz. Findet von 9 bis 17 Uhr statt. Besprechung und Speichern. Jetzt mache ich hier noch einen Termin. Da ist Hans auf der Messe. In Frankfurt. Der Termin geht vom 10. bis zum 12. April. Startet um 9, endet um 19 Uhr. Das ist Geschäftlich. Und ich speichere das. So. Jetzt haben wir zwei Termine, damit wir nachher bei der Kalenderüberlagerung auch sehen, wie sich das dann darstellt. Um jetzt diesen Hans-Kalender in Ihren Kalender einzubinden, benötigen Sie zunächst die URL vom Kalender. Das heißt, ich kopiere sie mir mit Strg+C und wechsle in meinen Kalender. So. Der wird jetzt hier geöffnet. Das wird mir hier oben auch angezeigt. Kalender in der Ansicht ist der Kalender und das ist der allgemeine Projektkalender, den ich jetzt einfach als meinen Kalender betrachte. Jetzt gehe ich hier auf das Register Kalender im Menüband und habe hier die Funktion Kalenderüberlagerung. Da klicke ich drauf. Kann jetzt hier sagen, Neuer Kalender. Also den binde ich mir jetzt ein in meinen Kalender. Der Kalendername lautet Hans. Da können Sie aber jeden beliebigen Titel wählen. Ich kann jetzt hier sagen, woher kommt der Kalender: Ist das ein SharePoint-Kalender oder kommt er von Exchange? Ich kann hier eine Beschreibung einfügen, wenn ich möchte, und kann jetzt hier eine Farbe für den Kalender definieren, in der er mir dann später in meinem Kalender angezeigt wird. Ich nehme jetzt hier mal Rot. Das ist ein bisschen auffälliger. Und füge jetzt hier die URL vom Kalender ein und klicke auf die Schaltfläche Auflösen. Wenn Sie hier draufklicken, lädt SharePoint alle Listen und Ansichten, die er unter dieser URL findet. Das sehen Sie jetzt gleich. Ich klicke hier drauf: Auflösen. Jetzt, sehen Sie, hat er hier schon was eingetragen. Er findet also die Liste Hans. Und die Listenansicht ist Kalender. Jetzt bestätige ich das Ganze mit OK. Lande wieder in dieser Übersichtsseite. Und wenn jetzt alles geklappt hat, und ich wechsle zu meinen Kalender, dann sehen wir die Kalender überlagert. Ich klicke also auf Kalender. Und jetzt sehen Sie das: Jetzt habe ich hier in Blau meine Termine beziehungsweise die Termine des Projektteams und in Rot die Termine von Hans. Das heißt, ich bin jetzt in der Lage, die Termine wirklich miteinander abzugleichen. Ich sehe, wann meine Kollegen unterwegs sind, wann ich Termine planen kann und wer wann Zeit hat. Ich könnte jetzt hier in diesem Bereich für die Kalender auch nochmal eine Ansicht zum Beispiel definieren. Und kann dann sagen, unter Kalender Ansicht erstellen, ich erstelle mir jetzt eine Ansicht nur mit meinen Terminen. Das wäre dann quasi mein Kalender. Der würde dann hier erscheinen, in der Übersicht. Das heißt, ich hätte dann hier einmal den Kalender, mit der Überlagerung. Das heißt, hier werden mir angezeigt die Projekttermine sowie alle Termine der Mitarbeiter. Dann gäbe es hier noch einen "Mein Kalender", wo ich eben nur meine Termine sehe. Und so kann ich dann wirklich noch viel effizienter im Team zusammenarbeiten. Sie haben in diesem Video gesehen, wie Sie Ihre Projektarbeit mit Kalendern noch besser, einfacher und übersichtlicher gestalten können; können Kalender anlegen, Termine verwalten, Dateien einbinden, Kalender überlagern und mit Ihren Kollegen teilen.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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