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Word 2016: Tipps, Tricks, Techniken

Änderungsmodus für zwei verschiedene Chefs?

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Was passiert, wenn mehrere Personen in einem Dokument Dinge korrigieren? Antwort: die einzelnen Änderungen werden durch Farben gekennzeichnet. Umgekehrt: kann man die Farbwahl auf eine Farbe beschränken? Ja, man kann!
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Transkript

Wenn ich in Word-Schulungen den Änderungsmodus oder den Nachverfolgen-Modus zeige, dann kommen häufig Fragen. Fast alle der Fragen kann ich hier über diese Gruppe "Nachverfolgung" beantworten. Oder genauer: über das Symbol, das mir den Dialog öffnet. Was er denn anzeigt und wie er es anzeigt. Erste Frage: "Angenommen, mehrere Leute arbeiten an so einem Dokument, wer hat denn bis jetzt daran gearbeitet?" Fahren wir mal mit dem Mauszeiger darüber, dann sagt er, das war Trainer Trainer. So heiße ich hier an diesem Rechner. Ich gebe es an einen Kollegen weiter und der hat natürlich einen anderen Namen. Das heißt, hier könnte ich jetzt simulieren. Hier könnte ich seinen Benutzernamen ändern. Und Sie sehen, wohin er springt, in die "Word-Optionen Allgemein". Dort wird der Benutzername eingetragen. Quatsch, ich heiße doch Bruce Willis. Natürlich mit dem Kürzel "BW". OK. OK. Und wenn jetzt Bruce etwas einträgt... "'Sehr viel' Gutes zu tun." Sehen Sie? Bruce bekommt eine andere Farbe. Und wenn ich mit dem Mauszeiger darüberfahre, sagt er mir auch, wer, wann das geändert hat. Noch einmal. "nicht ihr 'besonderes' Wesen" Auch hier hat Bruce wieder seine andere Farbe. Bekommt das wieder Trainer Trainer zurück, dann kriegt er natürlich seine rote Farbe. Nochmal: Nachverfolgung. Wir schicken es noch weiter. Der dritte Benutzer, der das bekommt, der heißt James Bond. Natürlich mit dem Kürzel "007". OK. Und wenn jetzt James etwas einträgt, "der 'wunderbaren' Liebe" Sehen Sie, auch James hat eine andere Farbe. "begehrt man es 'sehr'." Klasse. Also man kann farblich unterscheiden, wer, wo, was gemacht hat. Diese unterschiedlichen Personen spiegeln sich natürlich im Überarbeitungsbereich wider. Auch hier werden die Namen angezeigt von diesen Personen. So, schließen wir das Fenster mal wieder. Das heißt, diese unterschiedlichen Personen kann ich auch verwenden, wenn ich für mich kennzeichnen möchte: ich habe diese Änderung am Vormittag vorgenommen, und ich weiß in der Mittagszeit, da kommen neue Korrekturen, am Nachmittag habe ich andere Änderungen vorgenommen. Das heißt, ich könnte meinen Namen, Ronny Martin einmal "Ronny Martin V" wie Vormittag, einmal "Ronny Martin N" wie Nachmittag ändern. Das funktioniert alles über den Benutzernamen. Jeder Benutzername bekommt dann eine andere Farbe. OK. Es kommt auch oft die umgekehrte Frage, nämlich: "Sagen Sie mal, jetzt ist das Dokument aber quietschebunt, vor lauter Farben sehe ich ja gar nichts mehr." Das kann man auch ändern. Sie können hier wieder in den Nachverfolgungen, jetzt in den "Erweiterte Optionen..." einstellen nicht jeder Autor bekommt eine eigene Farbe, die übrigens Word vergibt. Das können Sie leider nicht selbst festlegen. Wenn James sagt: "Ich hätte lieber gerne Grün." Sorry James, das geht nicht. Word ist dafür verantwortlich, du bekommst dein Lila. Aber Sie können sagen: "Ich möchte gern, dass alle Einfügungen - und hier haben Sie einige Formatierungen zur Verfügung - unterstrichen werden, fett werden, nur farblich gekennzeichnet werden, dass alle Unterstreichungen, - unabhängig vom Autor - immer blau gekennzeichnet werden. Das gleiche für Löschen. Auch hier kann ich unterschiedliche Formatierungen machen. Mit unterschiedlichen Zeichen und mit einer anderen Farbe... Machen wir auch mal blau. Auch die Kommentare - Kommentare haben wir noch nicht drin - sollen auch blau gekennzeichnet werden. Auch die Änderungen werden durch eine linke/rechte/äußere/usw. Rahmenlinie gekennzeichnet. OK. Das bedeutet, jetzt wird nicht mehr nach Autor unterschieden, sondern jetzt bekommen alle Elemente - Sie sehen es ja bereits - die gleiche Farbe. Hat den Vorteil: es ist nicht ganz so bunt, nicht ganz so wirr, nicht ganz so aufgeregt wie vorher. Man kann natürlich immer noch erkennen, wer was eingeschaltet hat. Und kann es natürlich wieder hier über die "Erweiterte Optionen..." zurückschalten. Gut, damit sind die wichtigsten Fragen schon beantwortet, denke ich. Was passiert, wenn jetzt mehrere Leute mit einem Dokument arbeiten? Wie kann ich für mich mehrere Leute simulieren? Was passiert mit den Farben? Welche Farben werden angezeigt? Kann ich das ändern? All die Sachen finden Sie hier in der "Nachverfolgung". Einmal kam eine Frage: "Kann ich so etwas korrigieren? Ich möchte ganz gerne den Namen ändern." Da habe ich frech gefragt: "Was wollen Sie denn da lügen und betrügen?" "Nein," hat er mir erklärt, "ich arbeite eigentlich auch noch für einen anderen Chef und habe vergessen, den Namen des Chefs umzustellen. Und jetzt wollte ich die ganzen Änderungen, die hier in dem Dokument sind, natürlich auf den Kollegennamen, also auf den Chefnamen, übertragen, nicht auf meinen eigenen. Ist es möglich, diesen Namen (oder die Uhrzeit, das Datum) zu ändern?" Die Antwort: Nein, das geht leider nicht. Diese Elemente, diese Tags, sind fest verdrahtet. Es gibt hier keine Option Suchen/Ersetzen oder so was wie: Bitte ändere mal alle diese Einstellungen, die Word hier automatisch vorgenommen hat.

Word 2016: Tipps, Tricks, Techniken

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2 Std. 49 min (49 Videos)
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Erscheinungsdatum:29.07.2016

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