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Grundlagen des Projektmanagements: Basiswissen

Änderungsmanagementplan aufstellen

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Während der Abwicklung eines Projekts treten zahlreiche Änderungsanfragen auf. Die Erstellung eines speziellen Plans bindet diese entsprechend in die Projektumsetzung ein.
03:11

Transkript

Viele kleine Änderungsanfragen summieren sich auf, und können den Terminplan und die Kosten des Projekts komplett zu Fall bringen. Änderungen lassen sich nicht vermeiden. Es liegt an Ihnen, sie zu managen. Zunächst müssen Sie die Elemente kennen, die Sie steuern wollen, wie Umfang, Anforderungen oder den ganzen Projektplan. Die Steuerung erfolgt in einer Version des Basisplans. Eine genehmigte Liste mit Projektanforderungen, stellt zum Beispiel einen Basisplan dar. Gibt es neue Anforderungen, können Sie im Änderungsmanagementprozess entscheiden, ob Sie sie in den Projektplan aufnehmen. Für noch nicht genehmigte Entwürfe gibt es kein Änderungsmanagement, sondern nur für Basispläne, die bereits von den Stakeholdern genehmigt wurden. Es muss eine Gruppe geben, die die Änderungsanfragen prüft und genehmigt. Diese Änderungsprüfstelle, setzt sich in der Regel aus den wichtigen Stakeholdern, wie Kunden, Fach- und Teamleitern zusammen. Dann brauchen Sie einen Änderungsmanagementprozess für die Änderungsanfragen. Hier ein Beispiel für einen Änderungsmanagementprozess: Zunächst wird eine Änderungsanfrage eingereicht. Hierzu muss ein genormtes Formular ausgefüllt werden. So stehen der Prüfstelle alle nötigen Informationen zur Verfügung und die Anfrage kann einfacher bewertet werden. Ein Formular für Änderungsanfragen, enthält die Änderungsdetails, den Änderungsgrund, den Nutzen aus Unternehmenssicht und die gewünschten Ergebnisse. Im zweiten Schritt prüft die Änderungsprüfstelle die eingereichten Änderungen. Sie kann sie ablehnen, bei Bedarf vom Antragsteller weitere Informationen für die Überprüfung anfordern oder sie genehmigen. Wird die Anfrage genehmigt, geht es mit ihrer Bewertung weiter. In diesem Schritt bewertet jemand die Auswirkungen der Änderung. Dies kann ein Mitarbeiter aus Ihrem Team erledigen. Diese Person überlegt, wie die Anfrage umgesetzt werden kann und welche Auswirkungen dies jeweils hat. Das Ergebnis ist eine Studie, die die Alternativen und ihre Auswirkungen detailliert beschreibt und eventuell eine Empfehlung für das weitere Vorgehen enthält. Danach geht die Auswirkungsstudie zurück an die Prüfstelle. Genehmigt die Prüfstelle die Studie, wird die Änderung in den Projektplan aufgenommen. Notieren Sie stets den Namen der Person, die die Anfrage gestellt hat, auch wenn die Anfrage abgelehnt wird. Ändern Sie bei Bedarf die Basispläne, weil im Terminplan zum Beispiel, weitere Aufgaben eingefügt oder Termine verschoben werden müssen. Dokumentieren Sie den jeweiligen Status der eingereichten Änderungen, zum Beispiel in einem Protokoll. Das heißt, Sie wissen stets in welchem Stadium sich eine Anfrage befindet, wer für ihre Bewertung verantwortlich ist und wie hoch ihre Auswirkungen sind. Nicht jede Änderungsanfrage muss den Änderungsmanagementprozess durchlaufen. Im Fall von kleineren Anfragen, sollten die Teamleiter entscheiden, wie zu verfahren ist. Und es ist eine gute Idee, einen Prozess für Notfalländerungen zu haben, wenn schnelle Entscheidungen von der Prüfstelle erforderlich sind.

Grundlagen des Projektmanagements: Basiswissen

Lernen Sie die Prinzipien für effizientes Projektmanagement kennen. Sie werden durch die einzelnen Projektphasen von der Initialisierung bis zum Abschluss geführt.

2 Std. 1 min (57 Videos)
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Erscheinungsdatum:02.04.2015

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