Access 2016 Grundkurs

Adressangaben ergänzen

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Die Tabellenfelder für eine Adresse erfordern besondere Sorgfalt, weil dort manche Überraschung enthalten ist: Die Postleitzahl ist beispielsweise gar keine Zahl und der Ort verletzt mit Absicht die Zweite Normalform.

Transkript

Zu Testzwecken habe ich schon einen Teil der Namen eingegeben, damit ich einfach sehe, ob dieses Stückchen funktioniert. Jetzt kann ich wieder zurückwechseln in den Entwurf, das geht auch bei fertiggestellten Tabellen, hier ist ja immer der Umschalter zwischen der jeweiligen anderen Ansicht, also weil ich in der Datenblattansicht bin, kann ich hier wieder auf Entwurf klicken und jetzt umgekehrt. Hier stehen ja noch mehr Felder drin, die ich noch nicht eingehen habe, also zum Beispiel hier AdresStraßeNummer, Feldnamen aber natürlich nur mit einem r. Feldnamen halten sich an die Regeln für alle Namen in Access, also die 4 verbotenen Zeichen, eckige Klammer auf, eckige Klammer zu, Punkt und Ausrufezeichen dürfen nicht vorkommen. Alles andere darf, sollte aber nicht. Zum Beispiel Straße nie mit sz, sz und Umlaute gibt immer nur Ärger, das lohnt sich nicht, dies ist ein technischer Name der funktionieren soll, und keine schöne Optik die den Benutzer erfreut. Deswegen schreibe ich dort weder die Nummer mit Punkt, das ist verboten, noch die Straße mit sz. Das ist ein ganz normaler kurzer Text und zwar kürzer als die 255 Zeichen. Dieses ist einer mit 50 Zeichen. Und ich sollte vielleicht bei der Gelegenheit die anderen beiden kontrollieren, die habe ich glaube ich vergessen, also mit NameVor, da stehen nicht die vereinbarten 10 Zeichen und NameNach, da stehen auch nicht die vereinbarten 50 Zeichen, das ist tatsächlich nicht wirklich schlimm. Textfelder werden nämlich mit einem Abschluss, dem Charakter 0 nämlich, versehen. Wenn ich 255 Zeichen erlaube und dann nur 3 Zeichen drin stehen, weil der betreffende Tom heißt, dann sind die anderen 252 Zeichen nicht etwa mit Leerzeichen aufgefüllt, es gibt Datenbanken, die sowas machen, sondern da steht hinter den 3 Zeichen Ende des Textes. Und damit habe ich nicht wirklich viel an Platz verbraucht, es ist nur maximal 255 und es wär mir also nichts passiert, wenn ich statt der 10 vereinbarten Zeichen für den Vornamen, 255 hätte drin stehen lassen. Das bedeutet nur, es piept jetzt nach dem zehnten Zeichen, das 11. ist nicht mehr einzugeben und wenn jemand einen langen Doppelnamen hat dann muss man das eben abkürzen. Oder ich erweitert das, das ist kein Problem später die Anzahl der Zeichen zu erweitern. Also nochmal kurz geprüft, 10 50 berechnet und 50, das kann man jetzt gucken 10 50 berechnet sich hier, die Formel steht dann ja auch hier drin und wiederum mit 50 soweit korrekt, und dass dieses Feld offensichtlich eine Verletzung der ersten Normalform ist ist Ihnen sicherlich aufgefallen. Ich schreibe ausdrücklich in den Feldnamen Straße und Nummer, damit klar ist, dass sowohl die Bezeichnung der Straße, als auch die Hausnummer da rein soll und das sind 2 Inhalte in einem Feld und ein Widerspruch zur geforderten Atomisierung. Mit dem lebe ich. Man muss sich manchmal entscheiden zwischen der Datenbanktheorie, wie sie sauber gemacht wird, und der in der Praxis sinnvollen Brauchbarkeit. Hier zum Beispiel sag ich, für deutsche oder europäische meistens sogar, Bezeichnung steht da immer Straße Hausnummer. Es gibt aber Länder, wo das umgekehrt ist, in Amerika zum Beispiel steht erst die Hausnummer und dann die Straße, und dann müsste ich nachher beim erzeugen der Adresse wissen, aha wenn es dieses Land ist, dann muss ich die beiden Felder anders zusammensetzen. Da ich die beiden Werte garantiert nie getrennt brauchen werde, kann ich die in ein Feld reinschreiben, mit dem Wissen im Hintergrund, Achtung: Verletzung der ersten Normalform, ich weiß warum ich das tu und dann ist auch gut. Dann kommt der Rest der Adresse, den werde ich natürlich wieder ordentlich trennen, also AdresPLZ. Als Datentyp mögen Sie sich schon gewundert haben warum die Postleitzahl keine Zahl ist, denn das fühlt sich zwar im Deutschen wie eine Zahl an, und übrigens mindestens eine Long-Zahl integer bis 32767, reicht nicht das geht mal knapp bis Bielefeld oder Hannover, alles südlicher davon hat schon größere Zahl als 32. 000. Es muss aber deswegen ein kurzer Text sein, weil schon im niederländischen die Postleitzahl nach einer Konstruktion sind, die man vielleicht als 1 2 AB 3 4 bezeichnen könnte, in England übrigens genauso. Sobald da Buchstaben drin auftauchen haben sie verloren, und da ich aus Aachen komme habe ich sehr viel im Grenzgebiet mit auch niederländischen Postleitzahlen zu tun, also ein Text aber der darf kurz sein. Ich glaube die kanadischen jetzt sind die längsten mit 9 Ziffern also dann sollten wir mit 10 Ziffern wohl auskommen. Dazu der AdresOrt. Und auch ein kurzer Text, 100 Zeichen sollte reichen, der längste vernünftige Ort der mir eingefallen ist, ich will jetzt nicht mal diesen walisischen Ort aus dem Guinness Buch der Rekorde nehmen mit 101 Buchstaben, sondern in Deutschland würde mir Garmisch Partenkirchen einfallen mit 32 Zeichen, da sollte man mit 100 auskommen. Tatsächlich ist letzten Endes der Platz im Fenster von einem Briefumschlag ausschlaggebend, so lange Bezeichnung kriegen Sie da gar nicht rein, wie ich hier erlaube mit 100 Zeichen, also kann es auch zur Not weniger sein. Was Ihnen hoffentlich ebenfalls aufgefallen ist, ist die Verletzung der zweiten Normalform? Postleitzahl ist ein Fremdschlüssel auf eine Liste von Postleitzahlen zu denen ein Ort gehört. Postleitzahl gibt den Ort eindeutig vor, der darf also nach der zweiten Normalform gar nicht hier in dieser Tabelle stehen. Auch diese Verletzung nehme ich absichtlich hin, denn natürlich gelingt es mir hier die Postleitzahl 9999 einzugeben und dazu den Ort sagen wir mal Aachen zu nennen, der tatsächlich 52er Postleitzahlen hat. Das wäre falsch. Und was dann passiert ist, wenn ich denen ne Rechnung schreibe, kommt es entweder zurück, weil der Postbote sagt, kenn wir nicht, haben wir hier nicht, oder es wird zugestellt und dann ist alles in Ordnung. Wenn es zurückkommt krieg ich sozusagen von der Post die Nachricht, dieser Datensatz hat nen Fehler drin. Es passiert also nicht wirklich was, das geht nicht mit allen Daten so, aber hier kann ich das hinnehmen. Das Schlimmste was mir passieren könnte ist ein Schreibfehler, dafür spare ich mir eine sehr lange Tabelle, die nämlich nicht nur deutsche sondern auch in so einem Grenzgebiet niederländische, belgische, wenn ich Pech hab sogar noch französische, luxemburger und sonstige Adressen enthalten sollte, zum Beispiel wenn ich was verschicke. Das würde ich bei Pizza und Pasta nicht machen, die ist kalt, aber grundsätzlich sollte man das schon mal durchdenken, was einem dann passiert. Also hier ist die erste Normalform, da ist die zweite Normalform verletzt und ich betrachte das als ausreichend. Dann kommt jetzt nur noch der letzte Eintrag, AdresBemerkung, und auch da darf ich noch etwas bemerken, Sie haben vielleicht gesehen dieses ist ein Plural. Ich persönlich benenne Tabellen immer im Plural Tabelle Adressen. Weil da viele Inhalte, viele Datensätze drinstehn. Wohingegen ich Feldnamen immer im Singular benenne, also nicht Bemerkungen sondern Bemerkung, das ist exakt ein Inhalt. Wenn Sie das nicht machen, müssen Sie jedesmal überlegen, hieß das Feld diesmal Bemerkung oder Bemerkungen, habe ich dann Ort oder Orte geschrieben. Das gibt genug andere Fehler, die man machen kann, dann muss man sich es hier nicht auch noch schwer machen. Und ich werde hier ein Langer Text als Datentyp wählen und dort gibt es nämlich die Möglichkeit das Textformat nicht nur auf Nur Text sondern auch auf Rich Text zu stellen. Das erlaubt eine Teilformatierung, sonst könnte man nur das gesamte Feld formatieren. Da kann man also für die Bemerkung einzelne Wörter Fett machen, rot hinterlegen oder Ähnliches. Damit kann ich also diese Tabelle speichern. Und diese Fehlermeldung bestätigt mir nur nochmal, dass ich hier einen Feldnamen nämlich hier habe, der von einem anderen abhängig ist, dass Sie also besser AdresNameVor nicht mehr ändere, aber Sie würden sofort ne Fehlermeldung sehen insofern können Sie das Ja bestätigen. Und dasselbe gilt natürlich für AdresNameNach. Und das ist der Anlass für diesen Hinweis. Ich habe nämlich beide Felder verkürzt von ursprünglich 255 Zeichen auf, das kann ich hier oben jetzt nachlesen, 10 und 50 und deswegen die Warnung, ich hab schon was geändert, und in diesen Feldern könnte es jetzt abgeschnittene Daten geben. Tatsächlich habe ich hier gerade mal einen Datensatz Test-Daten drin, also nach dem Ja können wir mal umschalten und Sie sehen für Lorenz und Höllscher reichts noch. Es ist also nichts passiert. Natürlich sollten Sie an dieser Stelle sehr früh Testdaten eingeben und nicht wirkliche Daten und zwar so wenige, dass es kein Problem ist, wenn mal was gekürzt wird und Sie nicht schon Echtdaten drin haben. Diese Tabelle ist jetzt zwar noch leer aber soweit erstmal fertig.

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