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Addieren von Stunden

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Das Addieren von Stunden kann mitunter schon mal kniffelig sein. Lernen Sie in diesem Video, wie Sie dieser Aufgabenstellung begegnen, wie Sie mit negativen Zeiten rechnen und wie das mit der Datumsbasis 1900 bzw. 1904 zusammenhängt.

Transkript

In diesem Video zeige ich Ihnen wie sie Stunden, nicht Zeiten, formatieren können und außerdem was Sie tun müssen, damit sie in Excel negative Zeiten bzw. Stunden anzeigen können. Als Beispiel habe ich hier eine Datei erstellt, in der sich die Soll-Stunden und die Ist-stunden, sowie das Zeitguthaben, befindet. Ich habe hier Namen vergeben, damit die Addition relativ transparent für den Nutzer ist und nun werde ich hier als erstes die Soll-Stunden addieren. Ich gehe in das entsprechende Feld, klicke auf das Summen-Symbol doppelt und Sie sehen, es erscheint das Ergebnis, allerdings nicht das Ergebnis, das Sie wahrscheinlich erwartet haben, denn 5*8=40 und nicht 16. Wie kommt das? Excel arbeitet hier mit Zeiten, 3*8=24, also ein Tag und dann folgen noch mal 2*8 Stunden, also 16; Excel rechnet also einen Tag und 16 Stunden und das ist auch das Ergebnis, das hier angezeigt wird. Möchten Sie das ändern, dann sollten Sie ein anderes Format wählen. Das können Sie entweder über die übliche Vorgehensweise mit Hilfe des Zahlenformatierung durchführen, oder Sie verwenden eine Tastenkombination, die ebenfalls äußerst wichtig ist, und zwar Strg+1. Mit Hilfe von Strg+1 können Sie das Dialogmenü "Zellen formatieren" aufrufen. Hier wählen Sie "benutzerdefiniert" und Sie sehen hier den Eintrag hh:mm, alles in Kleinbuchstaben geschrieben. Damit lassen sich Zeiten, wie Sie gesehen haben, addieren. Nun blättere ich weiter nach unten und hier erscheint ein Eintrag (h:mm:ss);die Sekunden benötigen wir hier nicht, ich werde die hier entsprechend bei "Typ" entfernen und Sie sehen schon in der Voransicht, dass das Ergebnis unseren Vorstellungen nahe kommt. Hier steht bei Typ die Angabe, die es mir ermöglicht die Stunden und nicht die Zeiten anzuzeigen. Ich bestätige mit "OK" und Sie sehen, in der Zelle erscheint das richtige Ergebnis. Diese Formatierung muss ich natürlich auch für die Ist-Stunden und für das Zeitguthaben vornehmen. Auch hier wieder mit Strg+1 komme ich in das entsprechende "Zellen formatieren"-Dialogmenü, ich wähle "Benutzerdefiniert" aus und wähle auch hier den entsprechenden Formatierungseintrag, der sich nun ganz am Ende meiner Liste befindet. Ich übernehme das mit "OK" und Sie sehen, hier ändert sich nun nichts, weil wir diese 24 Stunden nicht überschritten hatten. Kommen wir nun zu einer weiteren Besonderheit in Excel, Excel ist bei dem standardmäßig eingestellten Zeitformat nicht in der Lage, negative Zeiten anzuzeigen. Würde ich also bspw. dieses Zeitguthaben, bzw. die Formel mit der das Zeitguthaben berechnet wird, nach unten ziehen, so sehen Sie, dass hier in der Zelle I5 ein Raute-Symbol die ganze Zelle ausfüllt. Wollen wir das Ganze umstellen, so müssen wir in die Optionen gehen, "Datei - Optionen", hier wähle ich die Registerkarte "Erweitert" und blättere relativ weit nach unten, bis ich zum Eintrag "Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe" komme. Hier sehen sie gibt es ein Kontrollfeld mit der Bezeichnung "1904 Datumswerte verwenden". Dieses Kontrollfeld klicke ich an, bestätige mit "OK" und Sie sehen den negativen Stundeneintrag. Allerdings hat diese Vorgehensweise einen kleinen Haken: Sie sollten dieses Datumsformat nur dann wählen, wenn Sie in ihrer Tabelle bisher noch kein Datum verwendet hatten. Das Problem ist, und ich werde Ihnen das ganz kurz zeigen, dass Excel mit der Zeitrechnung nicht mehr beim 00.01.1900 beginnt, sondern beim 01.01.1904 und dies ergibt eine entsprechende Differenz. Ich werde es Ihnen hier ganz kurz zeigen, ich gehe in eine beliebige Zelle, trage dort das Tagesdatum ein, gehe in Datei "Optionen", stelle wieder bei "Erweitert" das Datum um, auf den 0.1.1900. Also, ich verwende keine 1904 Datumswerte; Sie sehen mein Datum hat sich hier geändert auf 11.3.1900. Würde ich nun in der aktiven Zelle ein weiteres Mal das heutige Datum eingeben, dann sehen Sie, das passiert richtig, aber wir haben hier eine Differenz und diese Differenz beträgt, wie Sie einfach sehen können, 1462 Tage. D. h., dass ist praktisch 4*365 plus 1 entsprechender Tag für das Schaltjahr, das sich in diesem angegeben Zeitraum befindet. Grundsätzlich wäre also zu überlegen ob man diese Voreinstellung nicht standardmäßig einstellt. Dieses Video hat Ihnen gezeigt, wie Sie von Zeit auf Stundenanzeige umschalten können und wie Sie es vermeiden können, dass in einer Excel-Tabelle negative Zeiten angezeigt werden können.

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7 Std. 56 min (96 Videos)
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Erscheinungsdatum:30.04.2013

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