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Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Abwesenheitsnotizen schreiben

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Falls Sie für eine bestimmte Zeit nicht zu erreichen sind und dies dem Absender einer Nachricht mitteilen möchten, können Sie eine sogenannte Out-of-Office-Notiz definieren, die automatisch verschickt wird.

Transkript

Wenn Sie auf Geschäftsreise gehen oder in den Urlaub fahren, werden Sie in der Regel eine Vertretung haben, die sich um wichtige Dinge kümmert, die nicht warten können, bis Sie wieder da sind. Und Sie werden vermutlich Ihre wichtigen Kontakte vorab darüber informieren, wann Sie nicht zu erreichen sind, und wer Sie in dieser Zeit vertreten wird. Aber es kann schnell passieren, dass Sie jemanden vergessen. Dann gehen in der Urlaubszeit vielleicht wichtige Mails auf Ihrem Firmenkonto ein, die dann unerledigt und unbeantwortet bleiben, bis Sie wieder zurück sind und das kann Ärger geben. Beugen Sie dem mit einer Out-of-Office-Nachricht vor. In diesem Video zeige ich zum einen, wie Sie in einem Exchange-Konto eine Außer-Haus-Nachricht definieren, und zum anderen, wie Sie für ein Gmail-Konto die Out-of-Office-Einstellungen direkt auf der Gmail-Website vornehmen können. Zunächst zur Abwesenheitsnotiz in Outlook, die nur für Exchange- oder Office-365-Kunden zur Verfügung steht. Ich habe hier schon mein Exchange-Konto markiert, und dann wechsle ich zur Registerkarte Extras und klicke auf die Schaltfläche Außer Haus. Hier kann ich alle Einstellungen vornehmen. Ich aktiviere zunächst das Kontrollkästchen Automatische Antworten für das Konto "DownUnder" senden. Und damit ist die Funktion aktiviert. Hier ist bereits eine kurze und prägnante Abwesenheitsnotiz enthalten. Da schreibe ich hier noch dazu, "meine Vertretung ist Stella". Und dann kann ich hier ganz genau definieren, wenn ich dieses Kontrollkästchen aktiviere, wann die Abwesenheitsnotiz greifen soll. Ich kann hier genau sagen, sie beginnt am 19.7. um 15 Uhr, und endet, das möchte ich doch ein bisschen länger machen, am 23.7. um 15 Uhr. Zusätzlich kann ich definieren, dass die Abwesenheitsnotiz auch an Absender in meiner Kontaktliste geht, oder an alle externen Absender. Und dann kann ich hier bei Bedarf noch eine separate Nachricht an externe Absender schreiben. Das heißt, hier kann ich noch die Telefonnummer der Kontaktperson angeben, die diese Personen, weil sie nicht zum Unternehmen gehören, vielleicht nicht haben. Gut. Wenn ich alles angegeben habe, bestätige ich die Abwesenheitsnotiz mit OK und damit ist sie aktiv. Ich kann jetzt Outlook schließen und in meinen wohlverdienten Urlaub fahren. Und alle, die mich kontaktieren, werden über meine Abwesenheit informiert. Wenn zum Beispiel der Leiter der Niederlassung in Frankfurt mir mit seinem Exchange-Konto in dem angegebenen Zeitraum eine Mail schreiben möchte, wird ihm gleich meine Abwesenheitsnotiz angezeigt. Das heißt, die Mail braucht nicht einmal gesendet werden. Für POP- und IMAP-Konten, wie mein privates Gmail-Konto, funktioniert die Outlook-Abwesenheitsnotiz leider nicht. Hier können Sie über den Befehl Extras, Regeln eine Regel definieren, dass alle Nachrichten automatisch mit einem Text Ihrer Wahl beantwortet werden. Das geht aber nur, wenn der Outlook-Client auf Ihrem Rechner geöffnet und aktiv ist. Im Fall von Gmail gibt es auf der Website von Gmail die Möglichkeit, eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Das möchte ich Ihnen hier nochmal kurz zeigen. Ich wechsle zu Safari, ich bin hier schon angemeldet mit meinem Konto, dann klicke ich hier auf Einstellungen, wähle den Befehl Einstellungen, und blättere dann nach unten. Und ganz unten kann ich hier meine Abwesenheitsnotiz aktivieren. Ich kann das Datum eingeben, wann es beginnt. Und hier den letzten Tag, ein Betreff. Die entsprechende Nachricht schreiben, die Nachricht formatieren und die Änderungen speichern. Ich möchte jetzt aber keine Abwesenheitsnotiz erstellen. Deswegen klicke ich hier einfach auf Abbrechen und wechsle zurück zu Outlook. Sie sehen, Abwesenheitsnotizen sind eine feine Sache. So weiß jeder Bescheid und kann in dringenden Fällen entsprechend reagieren. Sie definieren die Abwesenheitsnotiz auf der Registerkarte Extras mit dem Befehl Außer Haus. Und vergessen Sie nicht, das funktioniert nur für Exchange- oder Office-365-Konten.

Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Bekommen Sie Ihre E-Mails in den Griff und organisieren Sie Ihre Kontakte, Termine und Aufgaben mit Outlook 2016 für Mac.

3 Std. 28 min (43 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.10.2016

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