Outlook 2016 Grundkurs

Abwesenheiten vom Arbeitsplatz

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Legen Sie fest, dass Ihre E-Mails während Ihrer Abwesenheit weitergeleitet werden, oder lassen Sie dem Absender der E-Mail eine automatische Abwesenheitsinformation (Abwesenheitsassistent) per E-Mail zukommen.
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Transkript

Während Ihrer Abwesenheit am Arbeitsplatz für eine längere Zeit, in der Sie sich im Urlaub oder auf einer Geschäftsreise befinden, können Sie in Outlook Ihre eingehenden E-Mails an bestimmte Person weiterleiten, oder dem Absender eine automatische Abwesenheitsinformation per E-Mail zukommen lassen. Die einzelnen Schritte zeige ich Ihnen in diesem Video. Bitte beachten Sie, dass die einzelnen Schritte in diesem Beispiel nur in Verbindung weiterer Technologien, wie beispielsweise der Exchange, in Verbindung mit Outlook durchgeführt werden können. Um die Einstellungen jetzt vorzunehmen, wechsle ich einmal in das Register Datei, im Bereich Informationen befindet sich die große Schaltfläche Automatische Antworten. Als kleiner Hinweis, in früheren Versionen hieß diese Funktionalität Abwesenheitsassistent. Ich klicke auf die Schaltfläche und ich kann jetzt folgende Einstellungen vornehmen. Möchten Sie nicht, dass eine automatische Abwesenheitsinformation per Mails während Ihrer Abwesenheit versendet wird, so belassen Sie die Option Keine automatischen Antworten senden. Möchten Sie Ihre eingehenden E-Mails an eine oder mehrere Personen weiterleiten, dann erstellen Sie dafür eine Regel. Ich klicke direkt hier im unteren Bereich des Dialogfeldes auf Regeln, und es öffnet sich ein Dialog, hier werden später die Regeln angezeigt, die Sie festgelegt haben, und somit hätten Sie immer die Möglichkeit eine bestehende Regel zu aktivieren oder zu deaktivieren, das bedeutet, wenn sie aus dem Urlaub wiederkommen, könnten Sie die Regel hier deaktivieren, und wenn Sie das nächste Mal in den Urlaub gehen, können Sie sie hier aktivieren, und bräuchten Sie nicht extra neu erstellen. In diesem Beispiel müssen wir erst einmal eine neue Regel erstellen, deshalb klicke ich auf die Schaltfläche Regel hinzufügen, und im oberen Bereich gibt es jetzt einmal die Bedingungen, die wir festlegen müssen, und im unteren Bereich die Aktionen, die durchgeführt werden sollen, wenn die Bedingungen hier, im oberen Bereich übereinstimmen. Möchten Sie beispielsweise E-Mails, die direkt an Sie geschickt werden, weiterleiten, so können Sie hier im oberen Bereich das Kontrollkästchen Direkt an mich gesendet aktivieren, möchten Sie auch E-Mails weiterleiten, indem Sie im Feld Cc, also in Kopie gesetzt worden weiterleiten, dann aktivieren sie das Kontrollkästchen Kopie an mich, und im nächsten Schritt legen wir die Aktionen fest, und zwar soll die E-Mail weitergeleitet werden, ich aktiviere das Kontrollkästchen und erst dann habe ich auch die Möglichkeit die Schaltfläche hier auszuwählen, und wenn ich auf die Schaltfläche anklicke, lande ich direkt in den Adresslisten. Über den Dropdown-File hier, in diesem Bereich können Sie auf die globale Adressliste zugreifen, und können dann entsprechend Personen auswählen, bei mir hat sich gerade die Technik aufgehängt, deshalb wähle ich einmal meine Kontakte, in der Adressliste, also wie gesagt, bei Ihnen im Unternehmen müssen Sie unternehmensinterne Personen festlegen, an die Sie die E-Mails weiterleiten, also wählen Sie hier im oberen Bereich bitte unbedingt die globale Adressliste aus. Wenn ich jetzt einen Kollegen auswählen möchte oder eine Kollegin, dann könnte ich jetzt doppelt auf den Namen klicken, und unten im Feld An wird mir die Person hinzugefügt, und ich bestätige jetzt mit OK. Das bedeutet, wenn ich E-Mails erhalte, wo ich direkt angeschrieben werde, oder in Cc stehe, werden diese E-Mails weitergeleitet an meine Kollegin Michaela Fabian. Ich habe damit die Regel erstellt und bestätige mit OK, Sie sehen jetzt im Dialogfeld Regeln für automatische Antworten, da ist jetzt die Regel vorhanden, und ich hätte die Möglichkeit diese Regel zu deaktivieren oder eben halt auch zu aktivieren zu einem späteren Zeitpunkt. In diesem Fall bestätige ich OK. Von nun an werden alle E-Mails, wo die Bedingungen übereinstimmen, weitergeleitet. Soll von Outlook während Ihrer Abwesenheit eine automatische Abwesenheitsinformation per E-Mail versandt werden, sobald Ihnen jemand eine E-Mails zukommen lässt, dann aktivieren Sie die Option Automatische Antworten senden. Direktdarunter können Sie den Zeitraum festlegen, von wann bis wann Sie nicht anwesend sind. Und im unteren Bereich haben Sie die Möglichkeit die jeweilige automatische Abwesenheitsinformation einmal innerhalb Ihrer Organisation und einmal außerhalb der Organisation zu versenden. Innerhalb meiner Organisation bedeutet, dass die Information, die ich in dieses Feld schreibe, über dieses Register, erhalten nur meine Kollegen, also unternehmensinterne Personen, während in diesem Register nur Kontakte, die Unternehmens extern sind, diese Nachricht erhalten, die hier im unteren Bereich eingegeben wird. Ich habe schon einmal was vorbereitet für die Kollegen, ich klicke also direkt in das Register innerhalb meiner Organisation, und gebe den Text ein. Sie sehen, ich habe hier im Bereich meine E-Mails werden an Michaela Fabian weitergeleitet, hinzugefügt, einfach um darauf hinzuweisen, dass meine E-Mails gelesen werden während meiner Abwesenheit, hätte ich keine Weiterleitungsregel erstellt, so hätte ich die Kollegin hier auch einmal informiert, dass die E-Mails nicht gelesen werden, sondern erst nach meiner Rückkehr. Wie schon angedeutet, im Register außerhalb meiner Organisation legen Sie die Nachricht fest, die an unternehmensexterne Personen gesendet werden sollen, und auch hier habe ich schon einmal was vorbereitet, ich füge den Text ein, und hier auch nochmal ein Hinweis, falls bei Ihnen die Signaturen automatisch einer E-Mail hinzugefügt werden, müssen Sie hier, im unteren Bereich, keine Signatur einfügen, denn sonst wäre innerhalb einer E-Mail zweimal die Signatur vorhanden. Sobald Sie alle Angaben gemacht haben, bestätigen Sie mit OK, nach Ihrer Rückkehr werden keine automatischen Abwesenheitsinformationen mehr versandt, da wir ein Datum für den Abwesenheitszeitraum festgelegt haben. Auch die Weiterleitungsregel ist dann nur so lange gültig. Bei frühzeitiger oder zwischenzeitlicher Rückkehr erhalten Sie von Outlook, sobald Sie es öffnen, eine Abfrage, ob die automatischen Antworten beendet werden sollen. Sie werden jedoch nicht an die Regeln erinnert, diese können Sie erneut über die Schaltfläche Automatische Antworten öffnen, im unteren Bereich gehen Sie über Regeln und hier können Sie die Regel deaktivieren, indem Sie das Häkchen entfernen und dann mit OK bestätigen. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Nachrichten während Ihrer Abwesenheit weiterleiten können, und wie Sie automatische Abwesenheitsinformation einstellen und festlegen können.

Outlook 2016 Grundkurs

Behalten Sie E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben mit Outlook 2016 (für Windows) im Griff.

4 Std. 46 min (48 Videos)
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Erscheinungsdatum:06.11.2015

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