Outlook 2016: Tipps, Tricks, Techniken

Abstimmungsschaltflächen nutzen

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Man muss nicht immer lange E-Mails schreiben. Wer Abstimmungsschaltflächen verwendet, kann die Kommunikation beschleunigen.
05:30

Transkript

Ich möchte mehrere Personen anschreiben. Ich möchte von mehreren Personen eine Antwort erhalten zu einer bestimmten Sache. Ich möchte sie nicht zu einem Termin einladen. Sondern per E-Mail über etwas informieren und wüsste ganz gerne, ob sie oder ob sie nicht. Beispielsweise: Ich möchte sie zu einer halb privaten, halb geschäftlichen Weihnachtsfeier einladen. Und wüsste ganz gerne, ob sie kommen oder ob sie nicht kommen. Da ich nun Angst habe, dass mir die Leute lange E-Mails schreiben, große Romane, warum sie nicht kommen und es tut ihnen leid und sie entschuldigen sich und sie würden ja gerne oder ihre Kinder und deshalb müssen sie eine Viertelstunde später und es kann auch sein usw. Interessiert mich alles nicht, sondern ich will nur ja oder nein wissen. Dafür stellt Outlook Abstimmungsschaltflächen zur Verfügung. Sie finden diese Abstimmungsschaltflächen wenn Sie eine neue E-Mail schreiben. z.B. an die Kollegin Juliane und an den Kollegen Rene und an 20 oder 200 weitere Kollegen. Machen wir den Klassiker, laden wir sie doch mal zu einer Weihnachtsfeier ein. Ich schreibe ihnen "Hallo zusammen, kommt ihr auch zu unserer Weihnachtsfeier?" Und schreibe noch explizit rein "Bitte Schaltflächen verwenden." Damit sie auch wissen, was sie tun sollen. Gruß. Und meine Signatur steht ja schon unten drunter. So, damit ich diese Abstimmungsschaltflächen nun auch in die E-Mail einfügen kann, muss ich über die Optionen diese Abstimmungsschaltflächen auswählen. Word stellt 3 zur Verfügung Sie können aber auch noch weitere verwenden. Das zeige ich Ihnen gleich noch. Ich verwende hier im ersten Schritt mal ganz lapidar Ja; Nein. Mehr gibt es nicht. Entweder ja oder nein. Erstes Achtung: Man sieht in dieser E-Mail nicht sehr gut, dass hinter dieser E-Mail Abstimmungsschaltflächen liegen. Natürlich haben Sie hier eine Titelzeile in der es steht, aber die wird schon mal schnell übersehen beim Absenden. Gut, ich schick sie mal raus, Senden. Und schau mal nach wie meine Kollegin Juliane das bekommen hat. Dazu unterbreche ich mal kurz. Und hier bin ich wieder, jetzt natürlich als Kollegin Juliane wie Sie hier oben sehen. Juliane hat inzwischen auch schon die E-Mail bekommen, hier sehen Sie die Weihnachtsfeier, die ist natürlich noch nicht gelesen worden. Ich klick mal auf diese E-Mail. Und sehe nun die E-Mail mit dem Text "Bitte Schaltflächen verwenden" und muss zugegeben zweimal hinschauen, denn diese E-Mail enthält die Information "Diese Nachricht enthält Abstimmungsschaltflächen." Oh, wie? Das muss man nun wissen. Wenn ich die E-Mail öffne, mit einem Doppelklick, dann steht hier nochmal Klicken Sie in der Gruppe 'Antworten' oben auf 'Abstimmen', um abzustimmen. Ein bisschen versteckt in der Registerkarte Nachrichten in der Gruppe Antworten, finden Sie jetzt eine Schaltfläche Abstimmen und dort kann sie nun mit Ja oder Nein abstimmen. Natürlich kommt Juliane, deshalb klickt sie auf Ja. Und wird nochmal gefragt, ob sie noch etwas dazuschreiben möchte in die E-Mail oder ob sie die Antwort sofort senden will. Nönö, das ist okay, sie kommt sowieso. Okay, raus damit, und die E-Mail ist verschickt. Jetzt hat sie auf diese Abstimmungsschaltfläche geantwortet. Ich unterbreche das Ganze und zeig es mal wieder von der anderen Seite. Und hier bin ich wieder, diesmal wieder als Yannick wie sie hier oben sehen. Und ich habe jetzt keine neue E-Mail von ihr bekommen, aber in den gesendeten Elementen ist ja noch meine Weihnachtsfeier E-Mail mit den Abstimmungsschaltflächen und Sie sehen hier hinten nun ein geändertes Symbol. Wenn ich diese E-Mail nun öffne, Doppelklick, dann sehe ich hier nun ein weiteres Symbol, Status. Und wenn ich hier auf den Status klick, dann werden sämtliche Leute, die ich angeschrieben habe, aufgelistet z.B. Juliane, und von ihr sehe ich, ihre Antwort lautet ja. Rene sehe ich, der hat noch nicht geantwortet, von ihm habe ich noch keine Antwort bekommen. Ganz oben ist die Ergebnisübersicht. Eine hat mit Ja geantwortet, Null mit Nein. Bei mehreren ist es natürlich sinnvoll die Anzahl zu sehen und dann weiß ich, hab ich einen guten Überblick wie viele kommen oder nicht. Noch einmal ein deutliches Achtung. Beim Senden und vor allem Dingen beim Erhalten dieser E-Mails mit Abstimmungsschaltflächen: Man sieht es sehr schlecht, vor allem wenn Sie sehr viele E-Mails bekommen. Sowas übersieht man leicht, dass der andere eben Abstimmungsschaltflächen dran gehängt hat, deshalb meine Empfehlung: Wenn Sie sowas machen, schreiben Sie nochmal explizit in die Mail so einen kurzen Text rein, einen kurzen Kommentar, dass sich hinter der Mail Schaltflächen verbergen. Noch ein zweites Achtung: Sie müssen nicht nur dieses Ja/Nein, Ja/Nein/Vielleicht verwenden, sondern Sie können bei den Optionen, bei Abstimmungsschaltflächen auch, Benutzerdefiniert, weitere Optionen einstellen, z.B. Weiß nicht Kann sein Vielleicht Möglicherweise; ist natürlich ein Scherz. Aber, es ist klar, wenn Sie drei, vier, fünf Optionen zur Verfügung stellen wollen und der Anwender soll einfach nur drauf klicken dann können Sie es getrennt mit einem Strichpunkt hier eintragen, schließen und dann sind eben diese Abstimmungsoptionen zur Verfügung.

Outlook 2016: Tipps, Tricks, Techniken

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