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Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Ablaufwarnung

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Mit einer Informationsverwaltungsrichtlinie und einem Workflow wird der Vertragsverantwortliche vor dem nahenden Ablauf eines Vertrags informiert.

Transkript

Eine der wesentlichsten Anforderungen für eine Vertragsverwaltung ist eine Erinnerungsfunktionalität, die sicherstellt, dass der Verantwortliche für einen Vertrag rechtzeitig über das nahende Ablaufdatum eines Vertrags in Kenntnis gesetzt wird. Eine solche Funktionalität ist in Sharepoint mit Bordmittelkonfigurationen relativ kompliziert bereitzustellen. Dennoch ist es möglich. Wie dies funktioniert, möchten wir uns nun gemeinsam angucken. Zunächst einmal orientieren wir uns bei unserem Leasingvertrag, der natürlich ein Vertragsende hat, an der Spalte Vertragsende. Diese Information müssen wir nun verarbeiten, indem wir in diesem Fall einige Tage zurückrechnen. Gucken wir uns das Beispiel nochmal genauer an. Wir haben hier eine Kündigungsfrist von 30 Tagen. Da würde es Sinn machen, wenn der Verantwortliche, also Karsten Ulferts, und auch das System, 60 Tage im Voraus darüber informiert wird, dass dieser Vertrag bald auslaufen wird. Das funktioniert folgendermaßen. Zunächst einmal habe ich eine Websitespalte vom Typ Berechnete Spalte erstellt und an den Inhaltstypen angehängt. Diese Spalte heißt Ablaufwarnung und bezieht sich auf die Spalte Vertragsende. Sie zieht davon 60 Tage ab und gibt dann anschließend eine Datumsinformation zurück. So haben wir die Möglichkeit, die entsprechende Berechnungsoperation vorzunehmen. Als nächstes möchten wir einen Prozess abbilden. Das machen wir über Sharepoint Designer. Hier haben wir einen Workflow, der am Inhaltstyp Leasingvertrag hängt und folgendes Prozedere abarbeitet: Wir haben zunächst eine Bedingung, die das Datum in der berechneten Spalte Ablaufwarnung mit dem heutigen Datum vergleicht. Wenn dieses Datum erreicht ist, sprich, es noch 60 Tage hin ist, bis der Vertrag tatsächlich abgelaufen ist, soll folgendes passieren: Zunächst einmal soll eine Warnung in der Protokoll-Liste erstellt werden. Außerdem soll der Verantwortliche für den Vertrag per E-Mail informiert werden. Die erste Aktion, die durchgeführt wird, ist also das Erstellen eines Eintrags in der Protokoll-Liste. Das sieht so aus, dass wir einen Eintrag vom Inhaltstyp Vertragsprotokoll erstellen und den Eintrag statisch als Warnung vor Ablauf bezeichnen. Dann haben wir hier das Feld Vertragsverweis. Dies dient dazu, aus der Protokoll-Liste heraus direkt einen Hyperlink zu dem jeweiligen Vertrag zu haben. Um dies zu erreichen, erzeugen wir eine Variable vom Typ Zeichenfolge und befüllen diese Variable sowohl mit einem URL, beziehungsweise einer Web-Adresse, und einer Bezeichnung für den Hyperlink. Das machen wir in der hier sichtbaren Zusammensetzung. Das heißt, wir haben den kodierten, absoluten URL, dann den Verweis auf das entsprechende Formular und die Anweisung an das Formular, den aktuellen Datensatz in das Formular hineinzuladen. Dann haben wir hier ein Komma und ein Leerzeichen und anschließend die Bezeichnung für den Hyperlink, also den Hyperlink-Titel. Das ist der Eintrag in die Protokoll-Liste. Anschließend soll darüber hinaus noch eine E-Mail verschickt werden. Das machen wir mit dieser Workflow Action hier. Die Maske erinnert stark an Microsoft Outlook. Ähnlich funktioniert sie auch. Zunächst einmal wählen wir einen Adressaten aus. Das können wir hier über einen Workflow Nachschlagevorgang tun, indem wir uns hier auf den Verantwortlichen beziehen und als Feldwert die E-Mail-Adresse des Verantwortlichen zurückgeben lassen. Das funktioniert natürlich, weil es sich hier um ein Benutzerfeld handelt. Das heißt, die Zustellung haben wir schon einmal sichergestellt. Darüber hinaus können wir natürlich den Betreff und den Body der E-Mail nun mit statischen und auch dynamischen Informationen ausstatten. Wir können also sagen, der Betreff soll lauten: Warnung! Vertrag [...] läuft aus. Dieser Platzhalter bezieht sich auch auf eine Spalte im aktuellen Listenelement. So lässt sich zum Beispiel im Body der E-Mail der Verantwortliche mittels Anzeigename, also Vorname, Nachname, persönlich ansprechen. Und wir haben noch die Möglichkeit, einen Hyperlink in die E-Mail einzubetten, so dass der Vertragsverantwortliche, der später die E-Mail bekommt, nur noch auf diesen Link klicken muss, um anschließend das passende Formular und den Datensatz direkt vor Augen zu haben. So muss er nicht extra zu dem Vertrag hinnavigieren. Nun sind wir schon relativ weit gekommen. Das heißt, wir haben die Datumsinformation errechnet, wir haben einen Prozess über einen Workflow abgebildet der einen logischen Vergleich vornimmt. Nun müssen wir erreichen, dass der Vergleich in regelmäßigen Abständen immer wieder durchgeführt wird. Wir brauchen also eine Schleife. Diese Schleife erzeugen wir über eine Informationsverwaltungsrichtlinie. Das machen wir über den Inhaltstypen, indem wir sagen, wir möchten eine Informationsverwaltungsrichtlinie an den Inhaltstypen anhängen. So schaut das Ganze aus. Dieser Informationsverwaltungsrichtlinie teilen wir mit, dass nach der Erstellung eines Vertrags, im Grunde ab sofort, diese Überprüfung durch die Ausführung des Workflows stattfinden soll. Die Bedingungsüberprüfung findet ja innerhalb des Workflows statt. Sie haben's ja gesehen. Das heißt, wir starten einen Workflow und zwar den Workflow Warnung, den wir gerade vor Augen hatten. Diese Serie, beziehungsweise diese Workflow-Überprüfung, soll jeden Tag einmal ausgeführt werden. Das machen wir über diese Formularkonfiguration. Jetzt möchten wir das Ganze testen. Ich habe nun etwas geschummelt und das Vertragsenddatum so angepasst, dass der Sechzig-Tage-Vorlauf auf den heutigen Tag fällt. Dementsprechend kann ich jetzt diesen Workflow einmal manuell ausführen. Das Ganze würde natürlich im Normalfall automatisch von der Informationsverwaltungsrichtlinie durchgeführt werden, aber ich möchte ja nicht darauf warten, sondern möchte das Ergebnis sofort sehen. Ich führe den Workflow aus und nun müssten zwei Dinge passieren. Es müsste ein Eintrag in der Protokoll-Liste stattfinden und es müsste eine E-Mail verschickt werden. Wir werfen dann zur Kontrolle einen Blick in die Protokoll-Liste. Und wir sehen, der Eintrag ist erstellt worden. Auch der Verweis funktioniert korrekt, so dass wir von hier aus direkten Zugriff auf den Vertrag bekommen. Dann wollen wir, dass eine E-Mail verschickt wird. Ich greife über Outlook Web Access auf meine Mailbox zu und habe hier die E-Mail, die wir zuvor konfiguriert haben. Auch hier habe ich nun meine E-Mail mit dem Hyperlink, den ich nun verwenden kann, um mich auch hier direkt mit einem Klick auf den jeweiligen Vertrag zu bewegen. Wir fassen nochmal zusammen: Um eine solche Warnungsfunktionalität, die nach wiederkehrendem Prinzip eine Überprüfung durchführt, umzusetzen, brauchen wir folgendes. Wir müssen zunächst diesen Wert, nach dem wir uns richten möchten, berechnen. Das machen wir über eine berechnete Spalte. Wenn wir dies durchgeführt haben, brauchen wir einen Prozess, der eine Bedingungsprüfung durchführt. das machen wir über den Workflow. Der Workflow wiederum muss in regelmäßigen Abständen, in diesem Fall täglich, durchgeführt werden. Das machen wir über eine Informationsverwaltungsrichtlinie. Diese hängen wir an den Inhaltstypen an und sorgen dafür, dass der Workflow über eine Informationsverwaltungsrichtlinie einmal täglich durchgeführt wird. So können wir einen Automatismus erstellen, der sowohl in der Protokoll-Liste, als auch in eine Mailbox eine definitive und explizite Warnung ausstellt. Nun haben wir unsere Vertragsverwaltung um eine wesentliche, aber auch sehr komfortable Funktionalität erweitert, so dass wir jetzt rechtzeitig über einen Ablauf von bestimmten Verträgen informiert werden.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Sehen Sie, wie SharePoint-Lösungen Schritt für Schritt entstehen. An zwei Beispielen sehen Sie die Umsetzung von der Bedarfsanalyse bis zur funktionstüchtigen Lösung.

5 Std. 46 min (69 Videos)
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