Excel 2013: Power Query

Abfragen mit bestehender Excel-Tabelle

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Sie haben Ihre Daten bereits in einer bestehenden Excel-Tabelle und möchten daraus verschiedene Listen und Berichte erstellen. Auch dies ist mit Power Query ganz einfach möglich.
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Transkript

Sie haben Ihre Daten bereits in einer bestehenden Excel Tabelle und möchten daraus verschiedene Listen und Berichte erstellen? Auch dies ist mit Power Query ganz einfach möglich. Sie sehen hier, ich habe Artikel-Daten. Diese wurden vielleicht aus einem anderen System irgendwann mal importiert, das kann sein, es könnte aber auch sein, dass diese Daten in Excel eingepflegt wurden. Mit diesen Daten mache ich vielleicht viele Abfragen, aber bis jetzt vielleicht über den ganz normalen Daten Filter-Befehl, wobei ich Ihnen eigentlich nie diesen empfehlen würde, sondern ich würde Ihnen für Filter-Geschichten immer empfehlen, die Liste hier über die Start- Registerkarte Als Tabelle zu formatieren. Das sind die sogenannten intelligenten Tabellen, das heißt, da haben Sie immer Dynamik, wenn neue Spalten dazu kommen, wird der Filter gleich ergänzt, Formeln werden gleich über hunderte von Zeilen, oder tausende von Zeilen runter kopiert. Sie haben in diesen Tabellen nicht nur bunt, sondern viele neue Möglichkeiten. Ich wähle mal hier eins aus und bestätige den Bereich. Falls Sie das selber nicht tun, dann wird spätestens wenn Sie mit Power Query auf diese Daten zugreifen möchten, dies nachgeholt. Jetzt haben wir das als Tabelle formatiert, dann würde ich Ihnen empfehlen über diese Tabellentools hier gleich einen entsprechenden Namen zu geben – zum Beispiel, dass das die tbl_Artikel ist. Also unsere Grunddaten, auf die wir zugreifen möchten. Bis jetzt habe ich vielleicht in dieser Liste immer gefiltert. Hier zum Beispiel gesagt: ich möchte nur die Auslaufartikel, und mir dann diese Liste gedruckt, oder mir vielleicht sonst noch was eingestellt, umsortiert. Nur das Problem ist immer: wenn ich jetzt nicht die Auslaufartikel brauche, dann muss ich ja die ganzen Einstellungen hier wieder verändern, muss jetzt vielleicht noch in anderen Spalten filtern, bis die Liste wieder so zusammen ist, wie ich sie brauche. Und genau das möchte ich in Zukunft nicht mehr. Ich möchte das als Grundliste brauchen, entferne also hier einmal die Filter, und möchte mit Power Query darauf zugreifen, um diese Filter eigentlich dauerhaft in einer Abfrage zu speichern. Wie gehe ich vor? Den ersten Teil haben wir bereits gemacht: Wir haben es als Tabelle formatiert und wir haben einen Tabellennamen gegeben. Wenn ich das gemacht habe, kann ich nun über Power Query sagen: hier –Von Tabelle. Wichtig, dass sich der Cursor natürlich in meiner Tabelle befindet. Und wenn ich jetzt sage von dieser Tabelle, dann werden die Daten auch wieder in Power Query geladen. Ich kann hier gleich jetzt einen Namen geben, ich möchte nämlich jetzt die Auslaufartikel. Das ist also der Name der Abfrage. Und kann jetzt die Filtereinstellungen hier in Power Query vornehmen. Ich sage also Auslaufartikel möchte ich gerne. BestellteEinheiten brauche ich hier nicht. Lagerbestand ist okay, Mindestbestand brauche ich bei dieser Liste auch nicht mehr, und die zwei Spalten hier vorne auch nicht mehr. Das heißt, der Vorteil ist natürlich, ich kann auch sagen, welche Spalten ich dann genau in meiner neuen Liste brauche. Früher habe ich vielleicht diese dann mühsam ausgeblendet und wieder eingeblendet. Das entfällt nun. Mit Schließen & laden schicke ich das nun zurück nach Excel, und auf einem neuen Tabellenblatt werden mir diese Daten nun eingefügt. Auch hier vielleicht gleich beschriften dass es klar ist, was das für Daten hier sind. Ich mache gleich mal noch eine zweite Abfrage, gehe also wieder zurück in meine Grunddaten, sage wieder POWER QUERY, wieder Von Tabelle, weil ich möchte noch eine zweite Abfrage. Da brauche ich jetzt nicht die Auslaufartikel, sondern gleich die anderen, die hier ein Nein haben, und zwar möchte ich die offenen Bestellungen – das werden wir gleich einmal hier festhalten. Und offene Bestellungen, das sehe ich hier – Bestellteeinheiten – wenn hier Zahlenfilter ist größer als... 0, dann sind offene Bestellungen da. Das filtere ich hier mal zusammen. Die restlichen Spalten brauche ich vielleicht bei dieser Liste alle. Und bestätige jetzt wieder oben links mit Schließen & laden. Und schon habe ich eine zweite Abfrage erstellt. Auch hier vielleicht noch benennen wieder unten beim Tabellenblatt. So, Ich habe also bereits zwei Abfragen jetzt, die auf diese Grunddaten zugreifen, und das natürlich wieder dynamisch. Das heißt, wenn ich jetzt hier in den Grunddaten meine Daten ändere ich gebe hier mal einen neuen Artikel ein: sagen wir mal BestellteEinheiten, Mindestbestand. Und das ist natürlich kein Auslaufartikel, wenn es ein neuer Artikel ist. Das heißt, weil ich bereits 10 bestellt habe, müsste jetzt bei den offenen Bestellungen, wenn ich hier sage Aktualisieren, das mache ich mal hier über meine Tabellentools Entwurf – sage ich hier Aktualisieren. Und Sie sehen, der wird automatisch jetzt hier nachgeführt. Weil das ist wirklich eine gespeicherte Abfrage, die auf den Artikelstamm jetzt hier zugreift und die Daten natürlich dann nachträgt. Genau gleich, wir werden hier jetzt einmal sagen, es ist jetzt ein Auslaufartikel, hat hier also ein Ja. Dann haben wir Bestellte Einheiten keine mehr. Und mit dieser Konstellation müsste er jetzt beim Aktualisieren hier verschwinden und auf die Auslaufartikelliste kommen. Dass ich jetzt nicht jede einzeln aktualisieren muss, kann ich bei dem Aktualisieren -Knopf auch unten hier, bei dem kleinen Dreieckchen klicken, und sage gleich Alle aktualisieren. Ich kann so jetzt sämtliche Abfragen auf einmal aktualisieren. Und Sie sehen: auf unserer Auslaufartikelliste ist die Ravioli jetzt drauf, und bei den offenen Bestellungen ist sie nicht mehr drauf. Lassen Sie uns das noch einmal im Schnelldurchlauf wiederholen. Zuerst die Grunddaten als Tabelle formatieren, und dann über das Registerblatt ENTWURF in den Tabellentools einen Namen zuweisen. Im nächsten Schritt wechseln Sie auf POWER QUERY und sagen dann in der Gruppe Excel-Daten Von Tabelle. Und so können Sie ganz viele Abfragen auf diese Basisdaten legen. Viel Spaß beim Ausprobieren!

Excel 2013: Power Query

Sehen Sie, wie Sie mit dem Excel-Add-In Power Query Daten aus unterschiedlichsten Quellen einlesen und gleich beim Import perfekt für die Nutzung in Excel vorbereiten.

3 Std. 55 min (56 Videos)
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Erscheinungsdatum:16.01.2015

Dieses Video-Training verwendet Power Query mit Excel 2013. Das Add-In ist auch für Excel 2010 verfügbar. Die im Training gezeigten Vorgehensweisen funktionieren in Excel 2010 analog.

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