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Access 2016: Tabellen für Fortgeschrittene

Abfrage für Kombinationsfelder erstellen

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Auch wenn es hier eigentlich um Tabellen geht, lohnt ein kurzer Blick über den Tellerrand, um für die Kombinationsfelder Abfragen zu erstellen. Diese verbessern die Anzeige der Datenauswahl deutlich.

Transkript

Ich habe ich hier in der Tabelle Personen als Fremdschlüssel auf die Orte mit der Postleitzahl einen durchaus sprechenden Schlüssel. Allerdings kommen hier auch niederländische und belgische Postleitzahlen vor und selbst die deutschen habe ich nicht alle im Kopf. Deswegen möchte ich natürlich trotzdem hier ein Kombinationsfeld anzeigen und würde es, wie bereits gezeigt, hier einfach auf Kombinationsfeld umschalten. Wenn das so markiert ist, können Sie ein K eingeben und mit Return bestätigen, und könnte jetzt hier die Tabelle Orte angeben, da kommen die Daten ja her, und meinetwegen die Spaltenanzahl schon mal auf 4 stellen. Das alles speichern und in der Datenblattansicht testen. Das liegt immer so ein bisschen dahinten das Feld. Dann ist das, naja sagen wir leidlich. Das ließe sich jetzt irgendwie verbessern, aber so richtig glücklich bin ich damit nicht, selbst wenn ich es jetzt breiter mache und die Daten besser lesen kann. Das ist irgendwie unsortiert und ich weiß auch nicht zu welchem Land die gehören. Gerade so im Grenzbereich gibt es deutschsprachige Bezeichnungen oder niederländische oder belgische. Wenn man die Orte nicht kennt, muss man wirklich drüber nachdenken, ob das jetzt Wimmertingen zum Beispiel klingt wie ein sehr deutscher Ort, das liegt aber tatsächlich in Belgien, ob das jetzt nun wirklich der richtige Ort ist. Deswegen möchte ich die Anzeige hier verbessern und zwar obwohl unser eigentliches Thema Tabellen sind, mit einer Abfrage. Das ist es wert, hier einen kleinen Ausflug zu machen und zwar werde ich hingehen und im Grunde zu jeder Tabelle und bei mir ist in einer Datenbank zu jeder Tabelle eine sortierte Abfrage vorhanden und die werde ich jetzt einmal zu Fuß erstellen. Das ginge auch von diesem Entwurf aus. Ich werde den mal ausdrücklich schließen, aber so ist es viel effektiver. Ich mache eine ganz normale Abfrage, die die Orte vorsortiert. Also mit Erstellen Abfrageentwurf, Doppelklick auf die Orte und schließen. Und was ich sehen muss, ist der Primärschlüssel. Den werde ich mit Doppelklick immer in die erste Spalte übernehmen. Und jetzt kommt reine Schönheit. Ich kann also hier sagen, ich möchte Name Anzeigen sehen. Da das ein berechnetes Feld ist, wenn ich hier die Maus liegen lasse, sehe ich, was hinter dieser Berechnung steht, die Formel. Es wird also das Kurzfeld angezeigt, werde ich dieses zusätzlich zum Sortieren aufnehmen, jeweils per Doppelklick, aber hier wegschalten. Technisch könnte ich auch ein berechnete Feld sortieren. Es ist besser, keine berechneten Felder zu sortieren. Das ist langsamer und wenn ich sowieso weiß, es wird das Kurzfeld angezeigt, dann kann ich auch danach sortieren. Sie haben Recht, ich könnte auch direkt das Kurzfeld anzeigen, aber manchmal sind hier bei den Namen für die Personen zum Beispiel Vor- und Nachname miteinander verbunden und dann müsste ich hier einfach zwei Felder sortieren. Das ist mehr jetzt formal, falls da mal viele Daten drin stehen, dass es trotzdem schnell geht. Bei unseren 10 Datensätzen ist das völlig uninteressant. Diese Abfrage hat bei mir auch standardisierte Namen. Wenn es sich auf die Orte bezieht, dann heißt das jetzt qry für Query, dann so wie die Tabelle, nämlich Orte und dann sortiert. Bei diesen Abfragen weiß ich, habe ich immer den Primärschlüssel in der ersten Spalte und einen lesbaren Inhalt in der zweiten Spalte. Also ok wir können ja auch mal gucken, wie es aussieht. Das ist das, was im Moment das Ergebnis darstellt. Und diese Abfrage setze ich jetzt dort ein, wo ich sie brauche. Das kann durchaus häufiger sein, deswegen gönne ich mir, diese Anfragen auch wirklich zu speichern. Tatsächlich könnte ich nämlich auch hier beim Nachschlagen dort wo jetzt noch Table Orte drinsteht, könnte ich direkt ein SQL reinschreiben, SELECT * FROM usw. Das wird auch erzeugt, wenn Sie hier mit den drei Pünktchen in den SQL Editor gehen, Aber das brauche ich jetzt alles gar nicht. Ich habe eine Abfrage, die so vorbereitet ist, dass ich garantiert mit zwei Spalten auskomme. Die erste Spalte, sage ich mal, ist 1 cm breit, die Zeilenanzahl können wir ruhig wieder auf 20 stellen. Ich habe keine 20 Orte, aber das macht nichts. Und die Listenbreite gibt jetzt im Grunde, abzüglich der ersten Spalte, die Breite der zweiten Spalte an. Da brauche ich ein bisschen Platz. Ich gönne mir mal 7 cm und erlaube nur Listeneinträge. Das wird übrigens automatisch auf JA gestellt, wenn die Spaltenbreite mal auf null steht. Das ist jetzt soweit in Ordnung. Nach dem Speichern können wir mal gucken, wie es aussieht. Die wesentliche Verbesserung ist jetzt ausgeklappt. Abgesehen davon, dass für die Postleitzahl zu wenig Platz ist, lese ich jetzt nicht die ganzen anderen Fremdschlüssel und Hilfsspalten, die in der Originaltabelle Orte existieren, sondern dieses ist perfekt zurechtgemacht. Perfekt noch nicht ganz, da muss ich die erste Spaltbreite noch mal eben verbessern. Also da können wir uns 1,5. Da ist wieder dieser Rechenfehler, der aber unvermeidlich und egal ist und jetzt können Sie sehen, das ist ein bisschen besser zu lesen. Alle sind alphabetisch sortiert, aber ich sehe immer noch nicht, welches Land das ist. Und das kann ich jetzt daran verbessern, dass ich die Abfrage ändere. Also hier der Entwurf und diese Tabelle Orte hat ja eine Referenz auf das Bundesland. Auch da nutze ich nicht dieses Tabelle Anzeigen, sondern ziehe jetzt hier Tabelle Bundesländer rüber, weil die eine 1:n referentielle Integrität haben, weiß die Abfrage direkt, dass hier was nachzuschlagen ist. Und ich kann jetzt hier, das nenne ich mal einfach Ortsname: Das ist ja, wenn ich das hier vergrößere mit Umschalt+F2, dann kommt dieses Zoom-Fenster und das bietet die Chance, die Schriftart zu verbessern. Dann kann man auch was lesen. So, dann sehen Sie hier die übliche Syntax neuer Feldname: Wenn ich was umbenennen oder berechnen will, bisheriger Feldname der eckigen Klammern werden automatisch kommen und das verkettet mit einem Stückchen Text, Leerzeichen, runde Kammer auf, das ist nur für die Optik, wiederum verkettet und jetzt möchte ich den Namen des Bundeslandes nennen. Da würde ich an dieser Stelle wahlweise, ich nehme mal die Kurzfassung, dann haben wir nicht so viel Platz verschenkt, also bulndNameKurz, das muss man schreiben, da gibt's kein Hin- und Herziehen leider und dann wiederum verkettet mit einem Stückchen Text, damit die Klammer zugeht. Und nach dem OK kann ich das jetzt hier ausführen und dann sehen Sie, da steht deutlicher dahinter, welches Bundesland das ist. Dazu würde mir jetzt schon reichen, wobei Limburg etwas uneindeutig ist, da können man also jetzt noch dahinter schreiben, welches wirkliche Land, welcher Staat das ist. Also, zwischendurch speichern schadet nicht, werde ich jetzt auch noch die Staaten hier hineinziehen. Die Beziehung ist schon klar aus der referentiellen Integrität und hier entsprechend erweitern. Das kann man da drin schreiben, ist aber nicht unbedingt hilfreich. Hier erweitern beispielsweise Komma und dazwischen kommt jetzt, da muss ich hier den Namen nachgucken, ich nehme wieder die Kurzfassung staatNameKurz Und das kann ich dann hier wieder prüfen. Also da ist jetzt deutlich zu sehen und sehen, es gibt Limburg einmal in den Niederlanden einmal in Belgien. Damit habe ich das auch unterschieden. Wenn ich Spaß dran habe, kann ich jetzt hier, das ist alles in dieser Abfrage, sehr schön erst nach Ländern sortieren. Dann würde ich nämlich jetzt hingehen und sagen, der Kurzname des Staates gedrückt hier drauflegen, dann verdrängt das nach hinten, Doppelklick, wird zuerst sortiert. Dann das Bundesland, da habe ich den Kurzname genommen. Auch hier per Doppelklick aufsteigend sortieren, aber beide nicht anzeigen. Ich bleibe weiterhin dabei, dass ich hier die gebundene Spalte, den Primärschlüssel sehe und dort den schönen Text. Die Sortierung ist unabhängig davon. Deswegen habe ich die davon getrennt. Und sehe jetzt hier also erst die belgischen, dann die deutschen, dann die niederländischen, innerhalb der Länder noch sortiert nach Bundesland und danach erst nach Ort. Das können Sie also völlig nach Belieben regeln und all das wird jetzt in der Tabelle Personen angezeigt, sobald ich da hinten für meine Postleitzahl die Referenz auf den Ort irgendwas auswähle. Und deswegen gönne ich mir für jede Tabelle, also für alle Tabellen, selbst die, wo ich es vielleicht ich brauche, gönne ich mir eine passende Query funktionensortiert, eine Query Bundesländer sortiert, eine Query Staaten sortiert, weil ich die eben in den Fremdschlüsseln sehr gerne einsetze und die bestehen immer aus Primärschlüssel-Spalte und Anzeigename-Spalte.

Access 2016: Tabellen für Fortgeschrittene

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2 Std. 32 min (27 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.03.2017

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