Das Deuser-ABC: Auftritts-Tipps vom Bühnenprofi: Jede Woche neu

A wie Ablauf: Das wichtigste Stück Papier einer Veranstaltung

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Jede Woche präsentiert Klaus-Jürgen Deuser eine neue Folge mit ganz konkreten Tipps und Tricks aus der Bühnen- und Vortragswelt. Von A wie Ablauf bis Z wie Zeit lässt er Sie an seiner über 30-jährigen Bühnenerfahrung teilhaben. Sie erhalten dabei ungewöhnliche und außergewöhnliche Tipps, Tricks und praktische Ansätze, die Sie so wahrscheinlich noch nie gehört und trainiert haben. Die einzelnen Folgen sind so angelegt, dass Sie zum jeweiligen Thema Anregungen und Tipps erhalten, die Sie sofort umsetzen können. Gut und unterhaltsam vorzutragen und zu präsentieren, ist kein Geheimnis. Es ist letztendlich harte Arbeit und Klaus-Jürgen Deuser liefert Ihnen den passenden Weg.
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Transkript

Wenn ich mich auf einen Vortrag oder einen Auftritt vorbereite, dann lautet meine erste Frage immer: Gibt es schon einen Ablauf, für diese Veranstaltung? Nichts hilft mir mehr bei Briefings und Vorbereitungen zu den einzelnen Shows oder Vorträgen. Doch bevor wir jetzt ins Detail gehen, möchte ich noch einmal kurz klären, ja, was verstehe ich überhaupt unter Ablauf? Also grundsätzlich ist für mich der Ablauf die Abfolge der verschiedenen Vorträge oder Auftrittselemente, also der Bühnen- und Auftrittsablauf. Es gibt ja auch weitergehende Abläufe für große Veranstaltungen und Kongresse, wo auch Probenplan und die Zeiten für Auf- und Abbau enthalten sind, aber ich möchte mich erstmal auf diesen eigentlichen Ablauf der Veranstaltung konzentrieren. Bevor ich also in ein Briefing einsteige und mit den Verantwortlichen die Veranstaltung und meinen Einsatz im Detail bespreche, bitte ich die immer vorher, mir den aktuellen Ablauf auch zukommen zu lassen. Falls Sie den Ablauf vor dem Briefinggespräch noch nicht bekommen haben, dann sollte diese Frage nach dem Ablauf ganz, ganz ober auf der Prioritätsliste in Ihrem Gespräch stehen. Am aller, allerliebsten habe ich dann den Ablauf in gedruckter Form vor mir liegen und auf dem ausgedruckten Ablauf notiere ich mir alle wichtigen Informationen, damit ich die später auch wirklich beim Auftritt zur Hand habe. Der Ablauf erzählt mir als Erstes etwas über die Art und Dauer der Veranstaltung. Daraus kann ich enorm viel für die Grundstimmung der Veranstaltung ableiten. Dauert die Veranstaltung mehrere Stunden oder ist es eine Tages- oder Mehrtagesveranstaltung? Sobald ich sehe, dass die Veranstaltung morgens stattfindet, frage ich immer, ob es am Abend vorher nicht schon eine Kick-off-Veranstaltung gab. Wenn ja: sind dort auch alle Teilnehmer anwesend? Denn die Art der Kick-off-Veranstaltung wiederum gibt mir erste Erkenntnis darüber, ob man am nächsten Tag auch pünktlich ist, ob alle gut gelaunt oder möglich sogar leicht angetrunken ankommen. Als Nächstes überprüfe ich nochmal den Titel der Veranstaltung und den Titel meines Vortrages. Wie oft habe ich einen Vortrag geschrieben und mich dabei auf den Titel der Veranstaltung bezogen und dann feststellen müssen, dass der Titel wieder über Nacht über den Haufen geworfen worden ist und ich den Einstieg meines Vortrages komplett umschreiben musste. Von daher ist es auch immer gut, wenn man einen Ablauf schriftlich gemailt bekommt. Als nächstes beschäftige ich mich dann mit der Zuschauergröße und dem Saal. Sind es 50 oder 1000 Leute? Ist es ein Kongress, wo sich alle Teilnehmer und Teilnehmerinnen immer in demselben Raum aufhalten? Oder gibt es sowas wie eine Keynote in einem großen Raum und dann werden alle in kleine Räume auf die Workshops verteilt? Wo werde ich eingesetzt? Und es ist immer wichtig zu erfragen, um was für eine Art von Raum es sich handelt. Räume können die Stimmung der Zuschauer enorm beeinflussen. Und zuletzt schaue ich mir dann noch den Ablauf an und überprüfe, an welcher Position meine Präsentation gesetzt ist. Bin ich zum Beispiel der Erste? Kann ich davon ausgehen, dass die Leute noch aufnahmefähig sind, aber in den ersten Minuten vielleicht noch gar nicht da sind? Oder sie beschäftigen sich dann erstmal mit der Konferenz, dem Raum und ihrem Nachbarn. Bin ich der letzte vor der Pause, dann weiß ich ganz genau, dass ich zu Potte kommen muss. Erstens gab es mit Sicherheit vorher Verzögerungen und jetzt möchte jeder auch mal einen Kaffee trinken oder auf die Toilette gehen. Das heißt für mich, wenn ich vor der Pause dran bin, dann muss ich eigentlich immer automatisch fünf bis zehn Minuten kürzen. Bin ich nach der Pause, dann weiß ich, dass die Zuhörer zwar fit sind, ich mir aber zwei bis drei Minuten Zeit nehmen muss, um die Zuschauer wieder in Aufnahmemodus zu bringen. Und als Nächstes checken Sie noch, wer vor Ihnen auftritt oder präsentiert. Ist es zum Beispiel der CEO des Unternehmens, dann kann es gut sein, dass die Zuschauer in den ersten Minuten Ihres Vortrages sehr unkonzentriert sind, weil sie so noch mit den Aussagen Ihres Chefs oder Chefin beschäftigt sind. Sie haben gesehen, wie wichtig es ist, dass man nach diesem Ablauf fragt und darauf eben auch die wichtigen Informationen notiert. Aber genauso wichtig ist es, dass wenn Sie vor Ort angekommen sind, noch einmal nach dem finalen Ablauf fragen und diesen mit Ihrem Ablauf gegenchecken. Denn wie oft habe ich es erlebt, dass aus dem Ablauf irgendwann nochmal ein finaler, finaler Ablauf geworden ist. Auch wenn das dann ärgerlich ist und dass Sie dann auch nochmal was ändern müssen, so ist es immer noch besser Sie merken es jetzt als erst bei dem Auftritt. So, wenn Ihnen dieser Tipp gefallen hat, dann besuchen Sie uns hier bei LinkedIn Learning, da folgen nämlich noch mehr Tipps oder auch bei Facebook oder meinen Blog. Dankeschön!