Daten mit Abfragen sortieren

aus: Die Access 2010-Schulung

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Über dieses Video

Datensortierung findet nicht in Tabellen statt, sondern in Abfragen. Dadurch können beliebig viele Sortierungen gespeichert werden.

Auszug aus: Die Access 2010-Schulung

Lernen Sie den Aufbau einer Datenbank von Grund auf kennen! Der erfahrene Software-Dozent Lorenz Hölscher führt Sie Schritt für Schritt von den ersten konzeptionellen Überlegungen zur fertigen Access 2010-Datenbank. Anhand einer beispielhaften Vereinsverwaltung sehen Sie, wie Sie gekonnt Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte erstellen und so Ihre Daten bestens organisieren.

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In den folgenden Filmen begrüßt Sie Lorenz Hölscher zu diesem Video-Training und gibt Ihnen gleich einen Einblick in die wesentlichen Elemente einer Datenbank und deren Aufbau. Bevor Sie sich später den Details einer Datenbank widmen, erfahren Sie in diesem Kapitel mehr über die Grundlagen von Access.

Access 2010 – Grundlagen
- In einem kurzen Überblick sehen Sie, welche Möglichkeiten Access 2010 bietet.
  
  Access kennenlernen
  
  00:57
- Eine Datenbank besteht aus Tabellen mit Datensätzen, die wiederum in einzelne Felder aufgegliedert ist.
  
  Elemente einer Datenbank
  
  02:54
- Der Startbildschirm begrüßt den Datenbank-Entwickler und gibt ihm verschiedene Möglichkeiten, mit einer Datenbank zu beginnen.
  
  Die Oberfläche
  
  04:30
- Lernen Sie die Oberfläche mit Ribbons und Schnellstartleiste kennen, um sich schneller zurechtzufinden. Einige weitere Bedienungselemente und ein paar wenige Tastenkürzel helfen, schnell und zügig mit Access zu arbeiten.
  
  Der Arbeitsbereich
  
  02:26
- Die Access-Optionen ermöglichen es dem Benutzer, seine persönliche Arbeitsumgebung praxisgerecht einzurichten.
  
  Optionen einstellen
  
  03:04
- Legen Sie eine leere Datenbank an, in der anschließend alle übrigen Objekte wie Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte enthalten sind. Die richtigen Einstellungen für den Navigationsbereich machen die Arbeit übersichtlicher.
  
  Datenbank und Tabelle erstellen
  
  06:13
- Bereits in Tabellen können Sie ohne viel Aufwand Daten finden, indem Sie die Schnellsuche oder den Auswahlfilter nutzen.
  
  Tabelle filtern
  
  03:51
- Abfragen sind das geeignete Instrument, um Daten zu filtern. Sie speichern niemals Datenänderungen, sondern reichen diese an die jeweiligen Tabellen weiter.
  
  Abfrage anlegen
  
  04:08
- Mit Abfragen lassen sich Daten leicht sortieren und diese Einstellungen speichern, ohne dass an der Tabelle etwas geändert werden muss.
  
  Abfrage sortieren
  
  03:27
- Obwohl sich mit Access schnell eine Datenbank entwerfen lässt, ist das nicht sinnvoll. Alle Datenbanken brauchen zwingend ein vorbereitetes Konzept, um Fehler zu vermeiden. Bereits diese wenigen Daten des Beispiels sind problematisch.
  
  Diskussion der ersten Datenbank
  
  03:12
- Es ist unbrauchbar, mehrere gleichartige Daten wie Telefonnummern in einem Feld zu speichern. Ebenso schlecht ist es, unterschiedliche Informationen wie Vor- und Nachnamen zusammen zu speichern.
  
  Mehrfachdaten und abhängige Werte vermeiden
  
  03:25
- Die Auswahl des richtigen Datentyps macht nicht nur die Datenbank "kleiner", sondern vermeidet auch eventuell ungültige Daten. Damit ersparen Sie sich viele nachträgliche Prüfungen.
  
  Passenden Datentyp wählen
  
  03:23
Vor dem Erstellen einer Datenbank steht das Entwickeln des Konzepts – damit die Datenbank später auch wie geplant funktioniert.

Datenbank-Design
- Keine Angst vor Theorie: Offensichtlich muss man vorher in jedem Fall planen. Mit nur drei Regeln können Sie alle Datenbanken entwickeln.
  
  Datenbank-Design hilft beim Entwickeln
  
  01:20
- Alle Datenbanken müssen aus einer vielschichtigen Wirklichkeit die wesentlichen Teile herausholen. Die Vorbereitung einer Datenbank besteht darin, genau dieses Wesentliche zu erkennen.
  
  Wirklichkeit reduzieren
  
  03:09
- Drei so genannte Normalformen beschreiben, welche Regeln Datenbanken einhalten sollten. Deren Berücksichtigung wird als Normalisierung bezeichnet, das Ergebnis als eine normalisierte Datenbank.
  
  Normalisierung
  
  01:51
- Mehrere Inhalte dürfen nicht in einem gemeinsamen Feld stehen, weil sie dann nicht getrennt werden können. Dies wird als Erste Normalform bezeichnet. Das Stichwort dazu lautet: Unteilbarkeit oder Atomisierung.
  
  Erste Normalform
  
  02:38
- Die Zweite Normalform verlangt, dass voneinander abhängige Inhalte nicht gemeinsam gespeichert werden dürfen. Das Stichwort heißt hier Redundanz.
  
  Zweite Normalform
  
  04:58
- Die Dritte Normalform verlangt, dass auch indirekte Abhängigkeiten (beispielsweise von einem Datum, an dem sich der Preis ändern könnte) vermieden werden. Das Stichwort ist Historie.
  
  Dritte Normalform
  
  05:02
- Korrekt normalisierte Daten müssen unteilbar, nicht-redundant und historisierbar sein. Dazu gibt es den Merksatz: "Der Schlüssel, der ganze Schlüssel und nichts als der Schlüssel, so wahr mir Codd (der Erfinder der Normalformen) helfe!"
  
  Normalformen zusammengefasst
  
  01:11
- Schreiben Sie alle Anforderungen auf, die Ihnen so einfallen! Die Technik kennen Sie sicher unter dem Begriff "Brainstorming". Dabei sammeln Sie wild durcheinander alle Ideen, die zu der Aufgabe passen.
  
  Storming
  
  01:47
- In einer zweiten Phase, dem Norming, werden die gesammelten Begriffe sortiert. So werden aus den Storming-Ideen die Felder, die dann in Gruppen als Tabellen zusammengefasst werden.
  
  Norming: Dateninhalte gruppieren
  
  05:42
- Die Relationen zwischen den Tabellen müssen durch Primär- und Fremdschlüssel, also Referenzen, festgehalten werden.
  
  Norming: Tabellen verbinden
  
  03:31
- Durch sinnvolle Auswahl der Feldnamen können Sie jederzeit sehen, in welcher Tabelle diese stehen und welchen Zweck sie haben.
  
  Norming: Felder benennen
  
  07:15
- Die "Ungarische Notation" ist eine Methode, um alle Objekte einer Datenbank sinnvoll zu benennen. Damit lassen sich viele Fehler schon im Ansatz vermeiden.
  
  Ungarische Notation
  
  03:33
- Performing, also das Beschleunigen einer Datenbank, sollte erst dann stattfinden, wenn alles andere funktioniert. Abgesehen von verbesserter Programmierung (die hier nicht Thema ist) findet das über sinnvolle Indices statt.
  
  Performing
  
  02:49
- Eine Erweiterung der Datenbank soll auch die Nutzung für mehrere Vereine vorsehen. Dazu müssen m:n-Beziehungen in mehrere 1:n-Beziehungen aufgelöst werden.
  
  Konzept erweitern
  
  07:05
Tabellen speichern alle Daten einer Datenbank. Die richtige Organisation und die passenden Datentypen sorgen für eine optimale Datenbank-Struktur.

Tabellen
- Eine Datenbank wird aus Tabellen mit Feldern bestehen. Die Aufgabe des Datenbank-Entwicklers besteht darin, diese richtig zu strukturieren.
  
  Tabellen im Überblick
  
  00:55
- Datenbanken werden von Spezialisten erstellt und gepflegt, damit die Benutzer sich nicht den Kopf darüber zerbrechen müssen, was hinter den Kulissen passiert.
  
  Datenbank umsetzen
  
  01:36
- In der Entwurfsansicht lassen sich die Feldnamen und Datentypen leicht und übersichtlich eingeben.
  
  Tabelle anlegen, ID und Namen
  
  05:38
- Die Tabellenfelder für eine Adresse erfordern besondere Sorgfalt, weil dort manche Überraschung enthalten ist: Die Postleitzahl ist gar keine Zahl und dort Ort verletzt mit Absicht die Zweite Normalform.
  
  Text-Datentyp anlegen
  
  04:32
- Für das gespeicherte Geburtsdatum sorgt nicht nur der passende Datentyp für gültige Daten, sondern auch eine zusätzliche Gültigkeitsregel. Dadurch lässt sich die zulässige Auswahl an Eingabewerte gezielt beschränken.
  
  Gültigkeitsregel berücksichtigen
  
  03:01
- Weitere Datentypen zeigen die vielfältigen Möglichkeiten von Access, Daten zu speichern. Insbesondere das Speichern von Bildern/Grafiken ist mit dem Anlage-Datentyp sehr einfach.
  
  Weitere Datentypen
  
  04:19
- Prüfen Sie nach dem Erstellen eines Tabellenentwurfs am besten direkt, wie sich Daten dort eingeben lassen. Da findet sich oft Verbesserungspotential.
  
  Daten eingeben
  
  04:01
- In Anlagefelder können Sie sozusagen mehrere Dateien speichern, die dann allerdings nicht mehr im Dateisystem, sondern in der Datenbank enthalten sind.
  
  Foto in Tabelle speichern
  
  02:46
- Anlage-Felder zeigen in Tabellen auch bei Fotos nicht deren Inhalte, diese lassen sich aber durch einen Dialog und in Formularen sichtbar machen.
  
  Gespeicherte Foto-Anlage sichtbar machen
  
  03:46
- Nachschlagetabellen, die von anderen Tabellen benutzt werden, sollten möglichst zuerst angelegt werden. Dann können Sie später direkt auf deren Felder zugreifen.
  
  Nachschlagetabelle anlegen
  
  02:14
- Sie können Entwurfsänderungen an Tabellen auch nachträglich vornehmen, um diese an geänderte Anforderungen anzupassen.
  
  Status-Werte eingeben
  
  02:03
- Datensätze lassen sich sehr einfach löschen – Sie müssen jedoch dafür sorgen, dass bei Bedarf die gelöschten IDs durch das Komprimieren wieder freigegeben werden.
  
  Datensätze löschen
  
  03:18
- Die Nachschlagetabelle für Vereine enthält eine Kurz- und eine Langfassung der Namen. Das empfiehlt sich im Grunde für alle Nachschlagetabellen, damit deren Auswahllisten später kompakter sind.
  
  Nachschlagetabelle "Vereine" anlegen
  
  02:52
- Die Tabelle der Mitgliedschaften besteht zur Hälfte aus Referenz-Feldern auf Nachschlagetabellen. Daher ist hier besondere Sorgfalt bei der Benutzerführung wichtig.
  
  Mitgliedschaften anlegen
  
  04:59
- Durch DropDown-Listen kann der Benutzer schon bei der Auswahl der Nachschlagefelder nicht nur die ID, sondern auch den Klartextnamen der angezeigten Daten sehen.
  
  Nachschlagefelder einrichten
  
  05:33
- Mit ein paar Einstellungen lässt sich die Bedienungsfreundlichkeit der Nachschlagefelder noch deutlich verbessern.
  
  Nachschlagefelder verbessern
  
  04:56
- Ein Index beschleunigt nicht nur der Zugriff auf beliebige Datenfelder, sondern kann als Mehrfeld-Index auch verhindern, dass eine Wertekombination doppelt gespeichert wird.
  
  Index und Mehrfach-Index
  
  06:08
- Eine spezielle Eigenschaft sorgt dafür, dass in solchen DropDown-Listen nur Werte eingegeben werden können, die auch tatsächlich angeboten werden. Das macht die Benutzung besser, aber nicht ausreichend sicher.
  
  "Ausschließlich" Listeneinträge!
  
  04:42
- Nur die referentielle Integrität kann sicherstellen, dass keine ungültigen Daten aus Nachschlagetabellen aufgenommen werden. Sie ist daher eines der wichtigsten Hilfsmittel einer relationalen Datenbank wie Access.
  
  Referentielle Integrität
  
  06:48
- Die Kontakte-Tabelle wird hier nur vereinfacht angelegt, noch ohne den Kontakt-Typ aus einer Nachschlagetabelle zu holen.
  
  Tabelle "Kontakte" anlegen
  
  05:41
- Die nachträgliche Verkleinerung der Feldgröße führt zum Verlust aller Inhalte, die in den neuen Datentyp nicht mehr "hinein passen".
  
  Feldgröße nachträglich ändern
  
  04:25
- Ein Unterdatenblatt ermöglicht die Anzeige von Daten einer anderen Tabelle für einzelne Datensätze, ohne dass Sie etwas programmieren müssten.
  
  Unterdatenblatt einrichten
  
  03:36
- Anstatt die benötigten Daten manuell einzutragen, können Sie diese auch (beispielsweise aus einer Excel-Tabelle) importieren.
  
  Daten importieren
  
  07:01
- Die Tabelle "Mitgliedschaften" wird zum Schluss noch um ein paar Beispieldaten ergänzt. Die Beschreibung einzelner Felder ist zwar vorhanden, wird aber meistens übersehen.
  
  Beispieldaten mit Beschreibung
  
  01:30
Abfragen leisten die eigentliche Arbeit in einer Datenbank. Sie arbeiten zwar "hinter den Kulissen", sind aber der wichtigste Teil.

Abfragen
- Bei Abfragen unterscheidet Access zwischen Auswahlabfragen und Aktionsabfragen. Sie sind für die Datenanalyse und Datenveränderung zuständig.
  
  Abfragen – eine Übersicht
  
  01:26
- Auswahlabfragen zeigen Daten mit Filter, Sortierung und Berechnung, ohne sie dauerhaft zu verändern.
  
  Auswahlabfragen
  - Datensortierung findet nicht in Tabellen statt, sondern in Abfragen. Dadurch können beliebig viele Sortierungen gespeichert werden.
    
    Daten mit Abfragen sortieren
    
    04:43
  - Bei einer Sortierung mehrerer Spalten gilt die Reihenfolge von links. Manchmal muss daher ein Feld mehrfach genannt werden, damit Anzeige und Sortierung unterschieden werden können.
    
    Mehrfachsortierung
    
    03:44
  - Für einen einfachen Textfilter schreiben Sie das entsprechende Wort direkt in die Zeile für Kriterien. Das Schlüsselwort "nicht" erlaubt dabei die umgekehrte Suche.
    
    Einfacher Filter
    
    03:35
  - Um ähnliche Ergebnisse zu finden, gibt es die Jokerzeichen "*" und "?", mit denen Sie ein oder mehrere beliebige Zeichen angeben können.
    
    Filter mit Jokerzeichen
    
    03:45
  - Zahlen können mit Größer-/Kleiner-Vergleichen gefiltert werden. Ist gar kein Eintrag enthalten, gibt es eigens einen NULL-Vergleich.
    
    Filter für Zahlen und Null
    
    05:11
  - Mehrere Kriterien werden durch ein logisches ODER verbunden, indem sie in der Kriterienzeile untereinander notiert werden. Auch die Schreibweise mit dem Schlüsselwort "ODER" ist möglich.
    
    Kriterien mit ODER verbinden
    
    05:24
  - Werden mehrere Kriterien in einer Zeile nebeneinander geschrieben, führt das zu einem logischen UND.
    
    Kriterien mit UND verbinden
    
    04:00
  - Wenn Sie ein logisches ODER über mehrere Spalten ausführen, müssen Sie darauf achten, dass die Kriterien sich wirklich in unterschiedlichen Zeilen befinden.
    
    ODER mit mehreren Spalten
    
    02:37
  - Ja/Nein-Felder lassen sich entweder mit den Schlüsselwörtern "Ja" und "Nein" filtern oder (da es sich intern um Zahlenfelder handelt) auch mit -1 und 0. Die 0 steht dabei für "Nein".
    
    Ja/Nein-Felder
    
    03:03
  - Datumsfelder sind intern Zahlen, welche die Anzahl der Tage seit Neujahr 1900 speichern. Das sollten Sie bedenken, wenn Sie solche Werte filtern wollen.
    
    Datum filtern
    
    04:03
  - Um einen Datumsbereich zu filtern, brauchen Sie ein logisches UND im gleichen Feld. Dabei wird die untere und obere Grenze miteinander verbunden.
    
    Datumsbereich filtern
    
    04:21
  - Das spezielle Schlüsselwort "Zwischen" soll den Umgang mit solchen Datumsbereichen vereinfachen. Es entspricht aber nicht der üblichen Erwartung, weil es die Grenzen einschließt.
    
    Das Schlüsselwort "Zwischen"
    
    02:34
  - Ein paar Tricks helfen Ihnen, den immer wieder mühsamen Umgang mit Feldern im Abfrageentwurf zu verbessern.
    
    Abfragefelder besser organisieren
    
    04:45
  - Zahlen lassen sich mit fast beliebigen Formeln in Abfragen berechnen, wie hier das Beispiel einer Summe über mehrere Spalten hinweg zeigt.
    
    Zahlen in Abfragen berechnen
    
    04:07
  - Die Berechnung von Texten besteht beispielsweise darin, dass die Inhalte mehrerer Spalten sinnvoll zusammengefügt werden.
    
    Texte "berechnen"
    
    07:31
  - Eine Jahr-Funktion ermöglicht es, aus einem kompletten Datum nur die Jahreszahl herauszurechnen. Sie ist auf jeden Fall korrekt und unabhängig von der zufälligen Formatierung des Datums in der Systemsteuerung.
    
    Jahr errechnen
    
    05:05
  - Der Monat und der Tag eines Datums lassen sich mit den entsprechenden Funktionen ebenfalls herausrechnen, so dass bei geeigneter Sortierung schnell eine Geburtstagsliste erstellt werden kann.
    
    Geburtstagsliste erstellen
    
    03:37
  - Um die aktiven Mitglieder zu ermitteln, müssen Sie Informationen aus mehreren Tabellen zusammenführen. Dabei werden Daten meistens implizit gefiltert, weil ein solcher "Inner Join" nur Datensätze anzeigt, die beidseitig identisch sind.
    
    Implizite Filter durch verbundene Tabellen
    
    04:33
  - Um auch Daten ohne Referenz in anderen Tabellen anzeigen zu können, nutzen Sie "Outer Joins". So lassen sich hier explizit diejenigen Personen finden, die noch keine Kontaktdaten haben.
    
    Personen ohne Kontaktdaten finden
    
    05:04
  - Gruppierungsabfragen sind die richtige Technik, um spaltenweise Summen oder die Anzahl über eine Gruppe zu ermitteln.
    
    Gruppierungsabfragen
    
    06:18
  - Aufgaben "aus dem richtigen Leben" sind meistens nicht so schön übersichtlich nach Abfragetypen getrennt. Daher sehen Sie hier mal eine umfangreichere Lösung, die mit Gruppierung, verbundenen Tabellen, Filter und Summe arbeitet.
    
    Einnahmen, außer Fördermitglieder
    
    05:03
  - Kreuztabellenabfragen sind sozusagen die "besseren" Gruppierungsabfragen, weil sie zusätzlich zu den Aggregatfunktionen noch eine übersichtlichere Darstellung liefern.
    
    Kreuztabelle
    
    05:03
  - Der Abfrage-Assistent ist vor allem wichtig, um sehr selten benutzte Abfragetypen zur Duplikats- oder Inkonsistenzsuche zu erstellen.
    
    Abfrage-Assistent zur Duplikatssuche
    
    03:40
  - SQL ist eine sehr einfache und übersichtliche Sprache, bei der Sie im Wesentlichen mit fünf Vokabeln auskommen!
    
    SQL
    
    07:04
- Mit Aktionsabfragen werden Daten geschrieben, verändert oder gelöscht.
  
  Aktionsabfragen
  - Eine Tabellenerstellungsabfrage erzeugt mit jedem Aufruf eine neue Tabelle, in welche die gewünschten Daten hineinkopiert werden. Sie eignet sich damit ideal, um ein Archiv zu beginnen.
    
    Tabellenerstellungsabfrage
    
    06:36
  - Damit eine Anfügeabfrage in diesem Archiv einen Zeitstempel speichern kann, sollten Sie die Feldnamen überarbeiten und ein neues Datum/Zeit-Feld hinzufügen.
    
    Archivtabelle überarbeiten
    
    03:29
  - Die Anfügeabfrage schreibt hinter die schon vorhandenen Datensätze beliebige neue und kann dabei über ein berechnetes Feld auch direkt den Zeitpunkt der Archivierung speichern.
    
    Anfügeabfrage
    
    05:09
  - Löschabfragen löschen (eventuell abhängig von einer Bedingung) stets den kompletten Datensatz. Sie sind dabei sehr schnell und einem manuellen Löschen unbedingt vorzuziehen.
    
    Löschabfrage
    
    04:53
  - Aktualisierungsabfragen können ganze Inhalte oder Teile eines Datenfeldes fast nach Belieben verändern. Dabei sind auch berechnete neue Inhalte möglich.
    
    Aktualisierungsabfrage
    
    07:52
  - Beim Entwurf einer Aktualisierungsabfrage kann es passieren, dass Feldnamen nicht in eckigen Klammern, sondern in Anführungszeichen erscheinen: Dann wird statt des Inhalts seine Bezeichnung geschrieben, was natürlich katastrophale Auswirkungen hat.
    
    Probleme mit Aktualisierungsabfragen
    
    05:02
  - Eine Datenbank muss regelmäßig komprimiert werden, damit als gelöscht markierte Daten wirklich entfernt werden. Die Datei wird dadurch deutlich kleiner.
    
    Komprimieren
    
    03:10
Formulare bilden die Bedienoberfläche einer Datenbank und erleichtern dem Benutzer den Zugang zu den Daten, ohne dass er das Datenbank-Design kennen muss.

Formulare
- Nachdem die Abfragen die Daten vorbereitet haben, präsentieren Formulare sie lesbar und "bedienbar" auf dem Bildschirm.
  
  Formulare: die Übersicht
  
  01:11
- Access kann auf einer Tabelle oder Abfrage basierend mit einem Assistenten vollautomatisch ein Standardformular erzeugen. Das ist sofort voll funktionsfähig, kann aber durch die Änderung einiger Eigenschaften noch etwas verbessert werden.
  
  Formular erstellen mit Assistent
  
  07:11
- Kontrollelemente sind typischerweise in Tabellen fixiert, die hier als Layout bezeichnet werden. Dadurch sind sie einfach auszurichten und passen ihre Position im Entwurf automatisch an.
  
  Formular-Layout
  
  04:55
- Wenn ein Feld (wie der AutoWert) von Benutzern nicht verändert werden kann oder darf, können Sie das über die Aktiviert-Eigenschaft des Kontrollelements steuern.
  
  Kontrollelement deaktivieren
  
  05:44
- In Endlosformularen kann der Benutzer statt eines ausführlichen Datensatzes viele Daten gleichzeitig im Überblick sehen. Auch dafür stellt ein Assistent den passenden Entwurf bereit, der nur noch ein wenig angepasst werden muss.
  
  Endlosformular mit mehreren Elementen
  
  05:60
- Formulare lassen sich auch ohne Assistenten vollständig selbst entwerfen, so dass jede mögliche Gestaltung machbar wird.
  
  Eigener Formularentwurf
  
  07:16
- In Formularen können Sie mit einfachen Formeln Gesamtsummen oder Ähnliches ermitteln lassen, was sogar den aktuellen Filter berücksichtigt.
  
  In einer Formular-Fußzeile rechnen
  
  06:26
- Selbst erstellte Formulare sind in Access zwar möglich, aber kaum sinnvoll: Zu gut funktionieren die Automatismen bei der Formulargenerierung. Nicht nur alleine wegen der einheitlichen Designs – sehen Sie selbst!
  
  Layout/Design
  
  04:27
- Geteilte Formulare lösen den Konflikt zwischen tabellarischer Ansicht vieler Daten und der Detailansicht eines einzigen Datensatzes. Sie können darin über die Liste der Daten schnell zu einem beliebigen anderen Datensatz wechseln.
  
  Geteiltes Formular
  
  03:54
- Eine andere Möglichkeit, Daten aus mehreren Tabellen sinnvoll miteinander zu verbinden, sind Haupt- und Unterformulare. Dabei wird der Name des Unterformulars in die Entwurfsansicht des Hauptformulars gezogen, um diese zu synchronisieren.
  
  Haupt- und Unterformular
  
  06:16
- Wenn das Hauptformular keine "wirklichen" Daten enthält, sondern lediglich eine Auswahlliste, ist die Gefahr der versehentlichen Datenzerstörung vom Tisch. Diese Variante zeigt, wie dann die Synchronisation erfolgt.
  
  Alternative zum normalen Haupt- und Unterformular
  
  09:46
- Mit der verbesserten Form des alternativen Haupt- und Unterformulars kann ein Benutzer nun wieder gezielt auch die Stammdaten editieren.
  
  Alternatives Haupt- und Unterformular verbessern
  
  04:49
- Da es langsam eng wird mit mehreren Unterformularen, werden diese in ein Registersteuerelement eingefügt, welches sie ohne Programmierung nacheinander anzeigt.
  
  Registersteuerelement für Unterformulare
  
  05:14
- Spezielle Navigationsformulare erlauben die Auswahl verschiedener Formulare an zentraler Stelle.
  
  Navigationsformular
  
  03:27
- Selbst wenn ein Formular komplett manuell erstellt wurde, lassen sich mit ein paar Befehlen Logo, Titel und Layout so hinzufügen, dass es von den "gewöhnlichen" Formularen nicht mehr zu unterscheiden ist.
  
  Layout auf Steuerelemente anwenden
  
  02:41
- Ist ein Formular fertiggestellt, sollte es immer auch aus Benutzersicht getestet werden. Dabei sehen Sie nicht nur, ob es technisch funktioniert, sondern auch, ob es flüssig zu bedienen ist.
  
  Daten im Formular bearbeiten
  
  03:56
Berichte entsprechen – technisch gesehen – den Formularen, sind aber für den Ausdruck optimiert. Die folgenden Filme verraten mehr.

Berichte
- Berichte bieten eine Vielzahl an Möglichkeiten für die attraktive und übersichtliche Darstellung umfangreicher Datenmengen auf dem Papier.
  
  Was sind Berichte?
  
  01:01
- Standardberichte lassen sich auf Knopfdruck erstellen und ähneln im Entwurf weitgehend den Formularen. Berichte haben eine Ansicht mehr, die Seitenansicht.
  
  Standard-Bericht erstellen
  
  03:17
- Anstatt einen neuen Bericht zu erzeugen, lassen sich Abfragen und Tabellen auch direkt ausdrucken. Der Befehl für deren Seitenvorschau ist aber im Backstage-Bereich etwas versteckt, so dass Sie ihn am besten in der Schnellzugriffsleiste anzeigen lassen.
  
  Seitenvorschau von Abfragen
  
  02:10
- Berichte können sehr einfach Gruppen bilden, hier beispielsweise die Personen nach Orten zusammengefasst. Ein Assistent erledigt dabei die meisten Anforderungen.
  
  Gruppierter Bericht
  
  05:04
- Nachträglich lassen sich in den Gruppen die Einzelelemente zusammenfassen, wie es auch bei Formularen in einer Ebene möglich war.
  
  Zusammenfassung im Gruppenfuß
  
  06:05
- Damit auch der Plural für Berechnungen korrekt funktioniert, können Sie eine Wenn-Funktion nutzen.
  
  Wenn-Funktion
  
  02:07
- Wenn Sie mehrere Gruppen ineinander schachteln oder eine Gruppe sehr viele Datensätze enthält, stören Seitenumbrüche mitten in der Gruppe. Die vermeiden Sie, wenn Sie die Gruppe per Option zusammenhalten.
  
  Gruppe zusammenhalten
  
  03:26
- Der Etiketten-Assistent bietet eine Vielzahl vordefinierter Formate handelsüblicher Etiketten an, die Sie leicht als Bericht erstellen können. Er ist allerdings auf Textfelder beschränkt, weshalb oft manuelle Nacharbeit nötig wird.
  
  Etiketten
  
  05:17
- Berichte im Etiketten-Design lassen sich leicht gestalten, auch ohne den Assistenten zu bemühen. Dann sind sogar beliebige Bilder und Anlage-Felder möglich.
  
  Mitgliedsausweise erstellen
  
  09:42
- Zweispaltige Berichte können Sie erzeugen, indem Sie im SeiteEinrichten-Dialog die Spaltenanzahl ändern und die Seitenränder anpassen. Gleichzeitig ist eine Überschrift über die volle Seitenbreite möglich.
  
  Zweispaltiger Bericht
  
  06:25
- Nur die Seitenansicht zeigt wirklich alles so, wie es später ausgedruckt würde. Die Berichtsansicht enthält beispielsweise noch keine zweispaltige Anzeige.
  
  Seitenansicht vs. Berichtsansicht
  
  01:41
- Während es im Bericht ein wenig mühsam ist, mit Hilfe eines Filters nur Teile der Daten auszudrucken, können Sie in Tabellen, Abfragen und Formularen einfach die markierten Datensätze ausdrucken.
  
  Ausgewählte Datensätze drucken
  
  03:06
- Access bietet viele verschiedene Exportformate wie PDF, XPS oder Excel. Alle Exporte können gespeichert und später wieder aufgerufen werden.
  
  Datenexport
  
  04:39
- Wie bei Formularen gibt es auch bei Berichten Haupt- und Unterberichte. Diese sind sogar noch effizienter, weil über die Vergrößern- bzw. Verkleinern-Eigenschaft dafür gesorgt werden kann, dass nur der tatsächlich benötigte Platz verbraucht wird.
  
  Bericht mit Unterbericht
  
  08:18
- Mit einer laufenden Summe können Sie (nur in Berichten) dafür sorgen, dass – wie auf einem Kontoauszug – zu jeder Zeile die Summe der bisherigen Werte gezeigt wird.
  
  Laufende Summe
  
  06:20
- Manche Linien in Berichten sind gar keine, sondern werden über das Gitternetz eines umgebenden Layouts erzeugt. Das ist schwer zu entdecken, aber sinnvoll, um sich den Spaltenbreiten anzupassen.
  
  Layout-Gitternetz
  
  02:37
- Mit einer speziellen Version der laufenden Summe können Sie Datensätze in Berichten auch unabhängig von der Sortierung durchnummerieren.
  
  Datensätze durchnummerieren
  
  01:59
- Mit der bedingten Formatierung lassen sich in Berichten bestimmte Werte leicht hervorheben. Die Formel kann dabei auch über mehrere Datensätze hinweg beispielsweise ein Maximum ermitteln.
  
  Bedingte Formatierung
  
  02:45
- Seitenzahlen werden wie Felder behandelt und in ein berechnetes Steuerelement geschrieben. Mit einer Wenn-Funktion können Sie auch die letzte Seite von der Nummerierung ausschließen.
  
  Seitenzahlen
  
  04:25
- Wenig bekannt: Mit Access können Sie auch Briefe schreiben. Der Hauptunterschied zu einem Serienbrief aus Word besteht darin, dass in Access kein Blocksatz und keine Zeichenformatierung möglich sind.
  
  Briefe schreiben
  
  11:14
- Mit den behandelten Themen verfügen Sie über das vollständige Rüstzeug, das zur Erstellung und Pflege einer Access-2010-Datenbank notwendig ist.
  
  Abschluss
  
  00:36