Excel und PowerPoint

Bei der Rechtschreibkorrektur treffen Sie einige Voreinstellungen, die die Überarbeitung von Texten einfacher gestalten. PowerPoint bietet sogar die Möglichkeit einer intelligenten Rechtschreibprüfung, die kontextbezogen auf korrekte Schreibweise überprüft.

Die Dienste beschäftigen sich mit der Dokumentverwaltung. Hier geht es darum, bestimmte Dinge in definierten Zeitabständen zu aktualisieren, um sie beispielsweise Ihren Kollegen zur Verfügung zu stellen. Dabei können Sie auch Dokumente auf einen Server hochladen.

Mit verschiedenen Bulletpoints und nummerierten Listen können Sie Texte besser gliedern. PowerPoint bietet hierzu unglaublich viele Möglichkeiten an. Teilweise ist es notwendig, für ein besseres Schriftbild einen manuellen Zeilenwechsel durchzuführen.

Die Gliederungsansicht ist eine große Hilfe bei der Bearbeitung von Texten in PowerPoint. Im Gliederungsmodus können Sie das Konzept des Textes bestens im Blick behalten und sich ganz auf Inhalte konzentrieren. Nutzen Sie diese praktische Hilfe.

Wenn Sie sich bei der Erstellung einer Präsentation für ein Design entschieden haben, können Sie es natürlich beliebig weiter modifizieren und bearbeiten. Bei der Modifikation von Elementen geht es um deren Ausrichtung und die Hierarchie von Elementen auf der Folie.

Gruppierungen sind nützlich, wenn Sie viele Elemente gemeinsam verschieben müssen. Aber die direkte Bearbeitung in einer Gruppe stellt auch in PowerPoint kein Problem dar.

Für eine exakte Positionierung von Elementen stehen Ihnen in PowerPoint Hilfen zur Verfügung. Positionierungshilfen wie das Lineal, das Gitter und die Führungslinien sollen Ihnen helfen, Elemente schnell auf einer Folie auszurichten.

In diesem Film erfahren Sie etwas über die Definition und Wirkung von Farben auch im Hinblick auf die Lesbarkeit von Text. Die Autorin zeigt Ihnen ebenfalls, wie man Farben in PowerPoint definieren und auswählen kann. Die Live-Vorschau hilft Ihnen bei der Auswahl eines passenden Farbschemas.

Anhand eines kleinen Beispiels zeigt Ihnen die Autorin in diesem Video, wie Sie mit den Foliendesigns und den Folienfarbschemen umgehen. Ein Foliendesign bestimmt den Hintergrund der Folie, die verwendeten Schriftarten sowie die Farben.

Die Textgestaltung kann mit Effekten, wie Schlagschatten und Konturen oder 3D-Effekten noch interessanter werden. Damit können Sie Überschriften als regelrechte Eye-Catcher gestalten. Texteffekte rufen Sie am einfachsten über den Menübefehl "Texteffekte formatieren..." aus dem Kontextmenü auf.

PowerPoint bietet in der Version 2007 für das schnelle Formatieren von Formen viele Schnellformatvorlagen an. Die neue Funktion der Schnellformatvorlagen entsteht aus den Effektzuweisungen Ihres Designs.

Die Rechtschreibprüfung und die Thesaurus-Funktion von PowerPoint benutzen Sie schnell und effizient für die Textkorrektur und die Überarbeitung. PowerPoint hat im Hintergrund ein komplettes Wörterbuch, auf das hin jedes geschriebene Wort überprüft wird.

Bei der Übernahme von Texten von anderen Autoren kann es vorkommen, dass Texte nicht immer richtig formatiert sind. Beim Suchen und Ersetzen von Sonderzeichen und falschen Begriffen können Sie PowerPoint die ganze Arbeit machen lassen. Verwenden Sie die Funktion als Korrekturhilfe und zum Prüfen von Schreibweisen.

Wenn Sie Texte aus verschiedenen Folien zusammenkopieren und dabei auch deren Design erhalten bleibt, kann es vorkommen, dass Sie Texte auch mit der Schriftart übernehmen. Falsche durch Kopieren "eingeschleppte" Schriften müssen geändert und an Ihr Design angepasst werden.

Wenn Sie selbst mit PowerPoint Texte schreiben, ist es wichtig, sich mit den Autokorrektur-Funktionen des Programms vertraut zu machen. Die Autokorrektur ist mächtig, manchmal aber auch zu übereifrig.

Die Funktion der automatischen Inhaltsfolie ist in dieser Version von PowerPoint nicht mehr vorhanden. Sie können aber andere Wege gehen, um dasselbe Ergebnis zu erzielen. Sie starten mit einer neuen Folie und kopieren jeweils die Überschrift von Hand hinein. Hier erhalten Sie einen kleinen Leitfaden dazu.

Das Seitenformat von PowerPoint-Präsentationen ist etwas ungewöhnlich. Wenn Sie eine Folie auf einem DIN-A4-Drucker ausdrucken, dann passt die Seite nicht so ganz darauf. Für diese Zwecke können Sie das Seitenformat ändern und auch für verschiedene Formate eine automatische Anpassung der Folien erwirken.

Wenn Sie in PowerPoint eine neue leere Präsentation erstellt haben, so verfügt diese bereits über eine gewisse Anzahl von Standardlayouts. Die Verwendung von Folienlayouts und Änderungen an Folienlayouts sollten für Sie keine Hürde darstellen.

Bei der Vorbereitung von Präsentationen können Sie natürlich auch im Team arbeiten. Wie einfach es ist, eine Folie von einer Präsentation in eine andere zu kopieren, erfahren Sie hier. Sammeln Sie in Präsentationen wichtige Folien und kopieren Sie diese bei Bedarf einfach wieder.

Eine eigene Musterdatei ist eine fertige Entwurfsvorlage, die Sie bei der Erstellung neuer Dokumente verwenden können. Der erste Schritt auf dem Weg zu einer eigenen Präsentationsvorlage umfasst die Erstellung einer neuen Datei und die Wahl des gewünschten Farbschemas.

Richten Sie für Ihre eigene Entwurfsvorlage Masterfolien ein. Bestimmen Sie Position und Größe der Platzhalter sowie die Schriftarten und Bulletpoints. Für eventuelle Formen legen Sie auch Effekte fest. Folienmaster sind die Grundlage für die weitere Gestaltung von Folien.

Erstellen Sie Ihr eigenes Layout unter Verwendung der Masterfolien. Der Ausgangspunkt ist die Ansicht "Folienmaster". Haben Sie bereits ein bestehendes Layout, können Sie dieses einfach über den Menübefehl "Layout duplizieren" aus dem Kontextmenü vervielfältigen, um eine weitere Masterfolie zu erstellen.

Speichern Sie Designs, die Sie für eine Präsentation erstellt haben, für die spätere Verwendung in anderen Präsentationen. Damit ist das Design in der Liste der benutzerdefinierten Designs sichtbar. – So entsteht eine Vorlage für Ihr Corporate Design.

Besondere Gestaltungen erfordern manchmal besondere Hilfsmittel. Bei mehrsprachigen Präsentationen oder Präsentationen mit Inhalten von Kollegen sind mehrere Master sehr nützlich. Ausgehend von einem Folienmaster fügen Sie über die Schaltfläche "Folienmaster einfügen" einen neuen Folienmaster hinzu.

Erstellen Sie für den späteren Ausdruck von Notizen und Handzetteln Master, so dass die Ausdrucke auch dem später gewünschten Erscheinungsbild entsprechen. Bestücken Sie die Folien mit Notizen oder erstellen Sie ein Handout für die Teilnehmer. Notizmaster und Handzettel erstellen Sie über das Menü "Ansicht".

Eine Vorlage bietet die Möglichkeit, direkt das Design einer Präsentation festzulegen. Alles ist bereits fertig in Ihrem Corporate Design eingerichtet und Sie können sofort mit dem Schreiben der Präsentation beginnen. Eine Dokumentvorlage speichern Sie über den Befehl "Speichern unter" aus der Office-Schaltfläche.

Die Organigramme sind streng genommen SmartArt-Grafiken. Für die Bearbeitung älterer Dokumente benötigen Sie eventuell das Add-In, das Sie gegebenenfalls nachinstallieren müssen. Um ein Organigramm zu erstellen, fügen Sie eine SmartArt-Grafik ein und wählen aus dem Dialog den Bereich "Hierarchie".

Wandeln Sie langweilige Texte in ansprechende Grafiken um und bearbeiten Sie diese wie ein Profi mit den Schnellformatvorlagen. Dies geht sehr einfach mithilfe von SmartArt-Grafiken. Markieren Sie den gewünschten Text und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl "In SmartArt konvertieren".

Aus Daten werden Bilder, indem Sie diese in Diagramme verwandeln. Sie haben in PowerPoint viele Diagrammvorlagen, die die Gestaltung stark vereinfachen. Für die Bearbeitung von PowerPoint-Dateien aus älteren Versionen haben Sie die Möglichkeit, diese im Kompatibilitätsmodus zu öffnen.

Möchten Sie Diagramme in PowerPoint-Präsentationen einbauen, so können Sie auch bereits bestehende Diagramme aus Excel einbinden. Nach dem Kopier- und Einfügevorgang stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, wie Sie das Diagramm einfügen können.

PowerPoint beherrscht eine hervorragende Methode, um Dokumente miteinander zu verknüpfen. Über die OLE-Funktion können Sie verschiedene Objekte in PowerPoint einbetten. Diese Funktion steht unter "Einfügen > Objekt einfügen" zur Verfügung.

Bilder und Grafiken beleben die Präsentation und sind in Multimedia-Präsentationen unerlässlich. Das Einfügen von Grafiken über den Platzhalter birgt jedoch einige Gefahren in sich. Der bessere Weg, Grafiken einzufügen, führt über das Menü "Einfügen > Grafiken einfügen".

Bearbeiten Sie die Bilder mit verschiedenen Funktionen und gestalten Sie die Objekte mit 3D- und Schatteneffekten. Für das Einfügen von ClipArts gilt dabei Ähnliches wie für das Einfügen von Bildern in PowerPoint. Beachten Sie: ClipArts bereichern Ihre Präsentation, solange sie nicht überladen ist.

Zum Einbinden von Sounds in PowerPoint-Präsentationen stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Sounds können Sie aus einer Datei, aus dem Clip Organizer oder aus einer CD-Audiospur einfügen. Sobald Sie eine Audiodatei einfügen, wird dies durch ein Symbol gekennzeichnet.

Videos in Präsentationen sind eine gute visuelle Unterstützung. Klassische Multimedia-Präsentationen, die beispielsweise im Kinomodus auf einer Ausstellung laufen, enthalten in der Regel auch Filmmaterial. Filme können Sie aus einer Datei oder aus dem Clip Organizer einfügen.

Zum Zeichnen von freien Formen in PowerPoint stehen Ihnen eine Reihe fertiger Formen zur Verfügung. Diese können direkt in der Multifunktionsleiste im Bereich "Start" aufgerufen werden. Gezeichnete Textfelder passen sich automatisch der Größe des eingegebenen Textes an.

Die bisher in PowerPoint verwendeten WordArt-Formen wurden komplett überarbeitet und werden nun immer passend zum Design gefärbt bereitgestellt. In PowerPoint 2007 können Sie alle Texte mit den Optionen von WordArt bearbeiten und somit alle Gestaltungen vielseitig nutzen.

Die Funktion "Fotoalbum" wird mit den neuen Designs noch interessanter und lässt Sie schnell und einfach ein digitales Fotoalbum für die Präsentation erstellen. Über das Register "Einfügen > Fotoalbum > Neues Fotoalbum…" wird automatisch eine neue Präsentation begonnen.

Folienübergänge bzw. Folienüberblendungen werden in PowerPoint 2007 über das Register "Animationen" gesteuert. Während von einer Folie auf die andere gewechselt wird, können Sie auch Sounds einspielen. Mit der Schaltfläche "Für alle übernehmen" wenden Sie den gewählten Effekt auf alle Folien an.

Animationen in Präsentationen werden für die Dramaturgie beim Einblenden von Texten gern genutzt – sie können aber auch sehr schnell störend wirken. Achten Sie insbesondere bei Präsentationen darauf, wenn Sie Folienübergänge verwenden und zusätzlich benutzerdefinierte Animationen erstellen.

Gestalten Sie Ihre Präsentation mit Hyperlinks flexibel. Aktionen können auf Bildern, Texten oder auch auf Grafiksymbolen und Formen liegen, wie beispielsweise interaktiven Schaltflächen. Interaktive Schaltflächen fügen Sie über "Formen" aus dem Menü "Start" hinzu.

Wenn Sie eine Präsentation mit Ihrem eigenen mobilen Rechner vorführen und eine große Beamer-Leinwand zur Verfügung steht, dann sollten Sie die Referentenansicht benutzen. Die Referentenansicht ist besonders nützlich, damit Sie in Ihrer Präsentation den Überblick behalten.

Richten Sie die Präsentation ein und präsentieren Sie die Inhalte, die Sie bereits erstellt haben, im Testlauf. Bevor Sie präsentieren können, sollten Sie noch einige Einstellungen vornehmen.

Bei sehr großen Firmenpräsentationen wird man nicht für jeden Kunden eine neue Präsentation erstellen. Eine Abhilfe hierfür bietet eine benutzerdefinierte Präsentation. In der zielgruppenorientierten Präsentation erstellen Sie für verschiedene Benutzergruppen eine Sammlung von Folien.

Im Notizbereich erstellen Sie Stichworte zu Ihren Präsentationen. Diese können auch auf Karteikarten geschrieben werden. Eine weitere Möglichkeit bieten Audiokommentare.

Für die Archivierung und Weitergabe der Präsentation lässt sich das komplette benötigte Material für die Ausgabe auf einer CD speichern. Sie erhalten eine CD, die die Präsentation automatisch aufruft. Microsoft unterstützt Sie dahingehend, dass Sie Ihre komplette Präsentation auf CD brennen können.

Bei jeder Präsentationen sind die Fakten entscheidend. Eine gute Möglichkeit für die Recherche bieten die eingebauten Recherchier-Tools. Bei der Suche können Sie Publikationen oder Websites durchsuchen oder Sie suchen nach rechtlich frei verfügbaren Bildern.

Für die Grundgliederung Ihrer Präsentation müssen Sie erst die inhaltliche Struktur festlegen. Erstellen Sie eine sinnvolle Gliederung mit Einleitung, Hauptteil und Schluss. Hierzu gibt die Autorin in diesem Video reichhaltige Tipps und Tricks.

Wenn Sie sich für eine Präsentation vorbereiten, führt oftmals der Weg zuerst über ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word. Text einer vorformatierten Word-Datei kann einfach in PowerPoint übernommen werden, so dass die Folien auch automatisch erstellt werden.

Filme im falschen Format werden meist nicht korrekt wiedergegeben. Für die Vorbereitung von Videomaterial müssen Sie sich im Besonderen Gedanken über das Format machen. Gerade bei Filmen ist es besonders schwierig, den Kompromiss zwischen Größe und Qualität zu finden.

Die richtige Bildgröße ist wichtig, um die Präsentation klein zu halten. Denken Sie daran, alle Bilder vorzubereiten und notfalls später zu komprimieren, damit die PowerPoint-Datei präsentierbar bleibt.

Dateien, die sowohl auf Mac als auch auf einem Windows-Rechner funktionieren müssen, sind schwer vorzubereiten. Hierbei müssen Sie sorgfältig mit den Dateiformaten umgehen und dies entsprechend bereits beim Speichern der Dateien berücksichtigen.

Die verschiedenen Mac- und Windows-Versionen sind unterschiedlich benannt, obwohl es Ähnlichkeiten gibt. Das ist natürlich eine weitere Schwierigkeit für die Vorbereitung der Dateien. In heterogenen Umgebungen müssen Sie sich deshalb, um Probleme zu vermeiden, auf den kleinsten gemeinsamen Nenner einigen.

Bei der Verwendung von Farben in PowerPoint sollten Sie darauf achten, dass diese sowohl Macintosh- als auch Windows-kompatibel sind. Die Windows-Computer stellen Farben anders dar als der Mac. Der sicherste Weg, Farben zu verwenden, führt über die websicheren Farben aus dem Farbkreis.

Bei der Übertragung von Präsentationen auf einen anderen Computer kann es Unterschiede bei der Ausstattung der Rechner mit Schriften geben – hier sollten Sie sich auf die Standardschriften beschränken. Das sind die Schriften, die vermutlich auf den beiden Plattformen Windows und Mac vorhanden sind.

Die Benutzeroberfläche der Windows-Version von PowerPoint 2007 ist in der Tat für alle erfahrenen Anwender erklärungsbedürftig und macht erst Spaß, wenn Sie die Tipps und Tricks hierzu kennen. Die Symbolleiste wurde durch die Multifunktionsleiste ersetzt – ganz links oben finden Sie die Office-Schaltfläche.

Eine große Änderung durch das Dateiformat hat sich auch für die Makros ergeben. Die guten alten VBA-Makros sind aber weiterhin unter Windows verfügbar und auch bearbeitbar. Nur die automatische Aufzeichnung gibt es nicht mehr. Schade.

Die Masterseiten wurden organisatorisch etwas verändert und es gibt nun keine separaten Titelmaster mehr. Dafür bieten sich aber viel mehr Möglichkeiten bei den Layouts. Im Regelfall benötigen Sie lediglich einen einzigen Master.

Mit Office 2007 unter Windows wurde ein neues Dateiformat für das gesamte Office-Paket eingeführt, das auf XML basiert. Das neue Dateiformat hat Vorteile, kann aber auch Probleme verursachen. Einige Vorteile sind, dass dieses Dateiformat viel flexibler eingesetzt werden kann oder die Dateigröße wesentlich kleiner ist.

Die Benutzeroberfläche der Macintosh-Version hat nun auch eine Funktionsgalerie bekommen und ist ziemlich nützlich für die Arbeit mit PowerPoint. Die einzelnen Register der Funktionsgalerie blenden Sie über die Registerschaltflächen ähnlich der Multifunktionsleiste der Windows-Version aus und ein.

In der Macintosh-Version von PowerPoint 2008 lassen sich die Menüs und Symbolleisten weiterhin an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Dazu wählen Sie "Ansicht > Symbolleisten und Menüs anpassen…".

Die Funktionsgalerie von PowerPoint 2008 auf dem Mac bietet Ihnen tolle neue Möglichkeiten, Tabellen zu formatieren. Nutzen Sie die neuen Tabellenformatvorlagen für die schnelle und komfortable Gestaltung von professionell aussehenden Tabellen.

Erstellen und gestalten Sie SmartArt-Grafiken am Mac und nutzen Sie die neuen Möglichkeiten bei der Formatierung von Formen. SmartArt-Grafiken sind einfache Gestaltungselemente für Dinge, die früher umständlich zu erstellen waren.

Auch in der Macintosh-Version profitieren Sie von der neuen Philosophie bei der Organisation der Master und Layouts. Hier können Sie nun viele Master und viele benutzerdefinierte Layouts erstellen.

Eine Neuerung in der Macintosh-Version sind die dynamischen Führungslinien, die das Platzieren von Objekten erheblich vereinfachen. Daneben existieren wie gewohnt die statischen Führungslinien. Führungslinien schalten Sie über das Menü "Ansicht > Führungslinien" aus bzw. ein.

Eine Verbesserung in der Mac-Version von PowerPoint 2008 ist auch die Unterstützung der Apple-Fernbedienung. Eine zweite Neuerung hat sich im Menü verankert. Nun ist es möglich, die Präsentationsdatei direkt als PDF zu speichern.

Sie können eine Präsentation auf Ihren Video-iPod übertragen und von dort präsentieren. Die Erstellung erfolgt sehr einfach über PowerPoint 2008. Klicken Sie auf "Datei > Senden an > iPhoto" und wählen Sie das Bildformat. Alle Folien werden in Bilder umgewandelt. Animationen und Sounds gehen dabei jedoch verloren.

Die Konvertierung von alten Macintosh-Dateien wird sicherlich nicht immer problemlos vonstatten gehen, daher werden Ihnen hier ein paar Hinweise präsentiert. Beispielsweise kann sich die Überschrift bei der Konvertierung verschieben.

Für die Automatisierung können Sie keine VBA-Skripte verwenden – aber es gibt andere Wege auf dem Mac. Der Automator und Apple-Script sind hier nützlich. Mit dem Automator können Sie einzelne Befehlsschritte aufzeichnen und einen automatisierten Arbeitsablauf erzeugen.

Als Backup-Lösung können Sie eine PowerPoint-Datei auch in ein PDF umwandeln, um diese zu präsentieren. Der erste Schritt ist die Erstellung einer PDF-Datei. Mit dem Adobe Acrobat-Add-In können Sie direkt Ihre Präsentationen in PDF konvertieren und zur Überprüfung senden.

Nachdem Sie direkt aus PowerPoint eine PDF-Datei erstellt haben, können Sie das Dokument in Acrobat weiterbearbeiten. Setzen Sie beispielsweise die Filme in der PDF-Datei wieder ein und vervollständigen Sie die PDF-Präsentation wieder.

Nun fehlen eventuell noch die Sounds in der umgewandelten Präsentation. Um in Acrobat Sounds einzufügen, steht ein eigenes Audiowerkzeug zur Verfügung. Sie ziehen ein Rechteck auf, wählen die gewünschte Datei und fertig ist die Einbindung von Sounds.

Speichern Sie das PDF so, dass es wie eine PPS-Datei direkt als Präsentation geöffnet wird. Dazu wählen Sie in Acrobat "Bearbeiten > Voreinstellungen" aus und wechseln in die Kategorie "Vollbild". Treffen Sie die Einstellungen, die Sie benötigen.